Emiterea facturilor electronice a devenit o parte importantă pentru orice PFA care colaborează cu firme sau instituții. Din 2024, transmiterea facturilor în format digital, prin sistemul oficial e-Factura, nu mai reprezintă o opțiune, ci o obligație legală. Mulți antreprenori privesc aceste reguli ca pe o povară birocratică, însă odată ce descoperi pașii și folosești instrumentele adecvate, procesul devine mult mai simplu și mai rapid. În acest ghid, afli cum poți emite o e-Factură, ce instrumente te ajută, ce greșeli ar trebui să eviți și de ce merită să respecți fiecare regulă.
Ce reprezintă e-Factura și la ce folosește
E-Factura înseamnă emiterea, transmiterea și primirea facturilor exclusiv în format electronic. ANAF gestionează această procedură printr-un sistem național, iar fiecare document circulă doar sub formă digitală, în format XML. Formatul XML, întotdeauna asociat cu un standard recunoscut (UBL 2.1), asigură structurarea clară a datelor. Factura trebuie semnată digital cu un certificat recunoscut legal, iar sistemul ANAF verifică și validează orice factură înainte ca ea să ajungă la client.
Spre exemplu, nu poți doar să trimiți o factură PDF pe e-mail, chiar dacă acest lucru părea suficient înainte. ANAF cere trecerea prin platforma e-Factura. Acest sistem a fost introdus pentru a limita riscul de fraudă și pentru a oferi un control mai bun asupra fluxurilor financiare dintre companii.
Acest sistem a fost introdus pentru a limita riscul de fraudă și pentru a oferi un control mai bun asupra fluxurilor financiare dintre companii, evidențiind în același timp avantajele e-Factura în afaceri prin siguranță, transparență și eficiență.
Cine folosește e-Factura și ce excepții există?
Dacă ai un PFA și emiți facturi către clienți persoane juridice, fie că ești plătitor sau neplătitor de TVA, trebuie să folosești e-Factura. Nu contează dacă ai doar câteva facturi pe an sau emiți lunar zeci de documente – regula se aplică pentru oricare tranzacție B2B (business to business). Obligația se extinde spre afacerile care vând și către instituții publice (B2G: business to government).
Există totuși excepții: dacă emiți facturi către consumatori persoane fizice (B2C), raportarea prin e-Factura devine obligatorie din 2025, în afara unor cazuri speciale. Spre exemplu, dacă vinzi vouchere de vacanță, trebuie să folosești deja sistemul. Nerespectarea acestor reguli poate aduce amenzi și probleme în recunoașterea facturilor de către clienți.
Ce pregătești ca să poți emite e-Facturi?
Primul lucru pe care trebuie să-l faci: verifică dacă ai cont în Spațiul Privat Virtual (SPV) la ANAF. SPV este platforma online ANAF pentru gestionarea documentelor electronice. Dacă nu ai cont, poți să-l creezi pe site-ul ANAF, iar procesul durează câteva minute.
Al doilea pas îl reprezintă obținerea unui certificat digital calificat, necesar pentru semnătura electronică. Furnizori ca Certsign sau Digisign oferă aceste certificate, pe care le poți păstra fie pe un token fizic, fie în cloud.
După ce deții aceste elemente, activezi serviciul e-Factura în SPV. Mulți aleg să folosească direct aplicații de facturare precum SmartBill, EasyBill sau Factureaza.ro, care integrează automat transmiterea către e-Factura. Verifică înainte dacă programul tău este compatibil – astfel eviți pași complicați mai târziu.
Cum emiți o e-Factură: pași detaliați
-
Completează factura în platforma de facturare.
Deschide programul tău de facturare, alege opțiunea pentru factură nouă și introdu datele obligatorii: numele și datele PFA, informațiile despre client, codurile fiscale, lista de produse sau servicii cu detaliile corespunzătoare, TVA (dacă e cazul), numărul și data facturii. De exemplu, dacă oferi servicii de consultanță și ai contract cu o firmă IT, completezi serviciile oferite, suma, TVA-ul aferent și detaliile clientului. -
Generează și validează fișierul XML.
Aplicația de facturare generează automat fișierul XML conform structurii cerute de ANAF (UBL 2.1). Verifică dacă nu lipsesc informații, pentru că sistemul ANAF respinge documentele incomplete sau cu erori de formă. Dacă nu ai acces la un program specializat, poți să creezi manual fișierul XML, însă acest lucru implică un risc mai mare de eroare și mult timp investit. -
Aplică semnătura electronică pe factură.
Platforma de facturare se ocupă, de obicei, și de semnarea automată a XML-ului, atâta timp cât ai setat un certificat calificat valabil. Dacă ai factură generată manual, folosește semnătura electronică locală pentru a valida documentul. -
Transmite factura către ANAF.
Majoritatea programelor transmit automat fișierul XML către ANAF, în secțiunea dedicată e-Factura din Spațiul Privat Virtual. Poți, de asemenea, să urci manual fișierul în SPV dacă nu utilizezi aplicații integrate. Documentul merge apoi spre verificare la ANAF. Trimite factura ANAF în maximum 5 zile lucrătoare de la data emiterii — respectarea termenului reprezintă o condiție obligatorie. -
Primești răspunsul de validare.
În câteva minute, ANAF marchează facturile primite ca „acceptate” sau returnează mesaj cu detalii despre erori. Un exemplu concret: dacă ai introdus greșit codul fiscal al clientului, vei primi o notificare de respingere și va trebui să corectezi și să retrimiți factura. Odată validată, instituția aplică propria semnătură electronică pe factură. -
Transmite factura validată către client.
După validare, descarcă XML-ul și, dacă este nevoie, exportă și versiunea PDF. Poți trimite fișierele pe e-mail sau anunță clientul că sunt disponibile direct în SPV-ul său.
Multe aplicații de facturare te ajută să gestionezi toți acești pași cu minimum de efort.
Cum corectezi rapid o factură emisă greșit?
Dacă ai greșit o factură deja acceptată de ANAF, nu poți șterge sau modifica pur și simplu documentul. Procedezi astfel:
- Emite o factură de storno pentru anularea celei greșite.
- Generează o nouă factură cu datele corecte și urmează procesul de transmitere și validare.
De exemplu, dacă ai trecut o sumă incorectă sau ai menționat greșit denumirea serviciului, folosești factura storno și refaci documentul. Pentru a evita astfel de situații, verifică datele atent înainte de transmitere și folosește funcțiile automate de validare oferite de softul de facturare.
Monitorizarea și arhivarea e-Facturilor
După fiecare emitere, urmărește statusul facturii din aplicația de facturare sau din SPV. Aici vezi clar dacă fiecare document a primit validarea ANAF sau dacă există observații. Majoritatea platformelor oferă alerte automate pentru facturile respinse sau trimise cu succes.
Păstrează fișierele primite într-un folder securizat, ideal atât în calculator, cât și pe un serviciu de stocare online. Arhivarea te ajută să ai documentația la îndemână și respectă cerințele impuse de ANAF, în caz de controale sau solicitări suplimentare.
Recomandări pentru PFA: cum alegi instrumentele potrivite
Folosirea unei aplicații dedicate de facturare scurtează timpul petrecut cu documentele și scade mult rata de erori. Cele mai cunoscute soluții — Factureaza.ro, EasyBill, SmartBill — au ghiduri clare de utilizare și primesc actualizări la fiecare schimbare legislativă. Dacă alegi să emiți manual facturile, recomand să verifici fiecare detaliu de două ori și să consulți un contabil cu experiență.
Colaborează strâns cu un specialist financiar, în special la început. Un contabil poate să te ajute să setezi corect datele PFA-ului, să alegi opțiunile fiscale potrivite și să eviți greșelile care pot bloca deductibilitatea TVA-ului sau creează alte complicații.
Sfaturi utile și pași de urmat mai departe
Ajustarea la sistemul e-Factura cere atenție și disciplină, însă această schimbare aduce beneficii: procese mai clare, costuri administrative reduse și acces rapid la istoricul facturilor emise sau primite. Pentru a reduce probabilitatea apariției problemelor:
- Transmite facturile la timp și monitorizează răspunsurile ANAF.
- Revizuiește datele introduse înainte de transmitere.
- Folosește aplicații de facturare actualizate.
- Consultă frecvent sursele oficiale, pentru a rămâne mereu informat despre modificările la legislație.
Colaborează constant cu un contabil și să aloci timp, periodic, pentru a verifica arhiva facturilor tale. Dacă aplici acest set de măsuri, emiterea și gestionarea e-Facturii devine o rutină simplă pentru orice PFA care lucrează cu firme sau instituții.
