Top 10 lucruri de care trebuie sa fii atent cand folosesti echipele Microsoft

Din experienta mea, taierea securitatii in cadrul Microsoft 365 a functionat intotdeauna la cele mai bune. Prin urmare, daca incercati sa mentionati pe cineva dintr-un canal in care utilizatorul nu face parte din echipa respectiva, permisiunile nu se vor schimba automat prin magie si pur si simplu nu veti gasi o potrivire pentru acel utilizator.

Din perspectiva echipelor Microsoft, echipa va fi acum disponibila pentru ca utilizatorii sa se alature fara a necesita aprobari. Vor deveni „membri” automat daca decid sa se alature.

Si, dupa cum stim, exista o relatie stransa intre echipe si SharePoint. Prin modificarea setarilor de confidentialitate, un grup incorporat numit „Toti, cu exceptia utilizatorilor externi”, va fi adaugat la site-ul SharePoint asociat, iar utilizatorii vor putea accesa continutul, cu permisiuni de editare pe site.

Dand clic pe fila „Conversatii” din SharePoint (la lansarea rapida), utilizatorii vor fi adaugati la grupul Microsoft 365 pentru a se alatura distractiei!

Ei bine … in echipele Microsoft, acum aveti numele pe care il cautati. Loc de munca bun! DAR, este o alta poveste in SharePoint. Si poate deveni extrem de dezordonat.

Fiecare canal din Teams este tradus printr-un dosar din lumea SharePoint. Prin urmare, ati crede ca redenumirea unui canal va redenumi folderul (asociat) din SharePoint? Nu. Nu va. Cel putin in acest moment (septembrie 2020). Daca utilizati optiunea „Deschideti in SharePoint”, aceasta va functiona in continuare, dar veti vedea in continuare numele vechi. 

Apoi, incercati sa redenumiti folderul direct in SharePoint? Nu face asta! Deoarece va veti confrunta cu o eroare si, intre timp, un folder a fost RE-CREAT in SharePoint. Cu numele vechi!

Vorbim despre confuzia utilizatorilor …

Aceasta este o caracteristica in echipele Microsoft pe care o avem de cateva luni. Atunci modelul de permisiuni pentru echipa este rupt. Vrei sa permiti un set diferit de oameni, dar sa ramai in acelasi context (echipa). Veti primi o pictograma de blocare si totul este frumos.

Dar, din perspectiva SharePoint, se creeaza un site NOU: Sigur, incalcati permisiunile, astfel incat lucrurile trebuie separate in cel mai bun mod posibil. Mai mult, acele site-uri „private” nu sunt vizibile in Centrul de administrare SharePoint, ci numai utilizand PowerShell (incepand cu septembrie 2020).

Uneori este util sa partajati informatii intre diferitele echipe (la care aveti acces) din organizatie. Folosind optiunea „Postati in mai multe canale”, evitati copierea / lipirea, care ar putea consuma mult timp.

Facand acest lucru, fiecare echipa in care postezi va avea propriul fir de raspunsuri si doar schimbarea subiectului sau a continutului postarii tale va fi in cascada pe celelalte canale.

Echipele de chat sunt de obicei pentru conversatia cu un anumit utilizator, nu cu intreaga echipa. Dar, uneori, poate doriti ca un alt coleg sa se alature discutiei.

Deoarece va aflati in prezent intr-o situatie de chat One-To-One, adaugarea unui coleg va crea automat un nou grup de chat, separat de actualul unu-la-unu.

Nota: daca aveti multe chat-uri, poate ati uitat ca ati avut deja un chat de grup cu aceleasi persoane pe care incercati sa le adaugati. In acest caz, Microsoft Teams va va directiona automat catre acel grup si nu va crea un al doilea grup cu aceleasi persoane!

Comparativ cu partajarea intr-un canal, nu prea mult. Experienta este aceeasi. Dar locatia stocata este diferita! Asa este, fisierele partajate in chat-urile Teams nu vor merge in SharePoint. Ei bine … „din punct de vedere tehnic” sunt, dar … Sa nu incepem sa confundam oamenii.

Oricum, atunci cand partajati fisiere intr-un chat (nu un canal), fisierele sunt stocate in OneDrive For Business. Daca va uitati atent, exista un dosar numit Microsoft Teams Chat Files. In interior sunt toate fisierele partajate in chat-urile dvs., cu permisiunile corecte date utilizatorilor corespunzatori.

In acest scenariu, presupunem ca cel putin 3 persoane vorbesc deja (incepand cu septembrie 2020) si apoi decidem sa adaugam un alt participant la conversatie.

In acest moment, vi se va cere sa introduceti numele celuilalt participant si sa alegeti dintre urmatoarele:

1. Nu includeti istoricul chat-urilor

    

2. Includeti istoricul din ultimele zile [numar]

    

3. Includeti tot istoricul chat-urilor

    

Aceste optiuni se explica de la sine si puteti alege diferit atunci cand adaugati utilizatori.

parasiti Daca parasiti chatul, nu va puteti adauga inapoi (chiar si atunci cand ati creat grupul) si doar restul persoanelor pot face acest lucru. Fila „Fisiere” este goala DAR fisierele sunt in continuare partajate cu ceilalti participanti. Mesajele dvs. vor persista si nu vor fi sterse.

Parasiti organizatia: aceasta face parte dintr-un plan mai larg de guvernanta, cu privire la ce sa faceti cu fisierele OneDrive for Business, e-mailuri, chat-uri, etc … cand un utilizator este offboard.

Aici vorbim despre stergerea fisierelor din „Microsoft Teams Chat Files” din OneDrive for Business.

In ciuda faptului ca fisierul este inca vizibil in chat-ul Teams, utilizatorul cu care ati distribuit documentul se va confrunta cu:

• Mesaj de eroare la clic pe document,
• Eroarea „404 Not Found” la incercarea de a deschide in browser,
• Mesaj de eroare „Ne pare rau ca am intampinat o problema, fisierul nu s-a descarcat” cand am incercat sa il descarcam

Restaurarea fisierului din Cosul de reciclare va rezolva problema, va pune fisierul inapoi in folderul Microsoft Teams Chat Files si va restabili permisiunile.