Scenarii comune de aprobare a mesajelor: Ajutor Exchange 2013

• 30.06.2020
• 4 minute de citit

In acest articol

Se aplica: Exchange Server 2013

Organizatia dvs. poate solicita aprobarea anumitor tipuri de mesaje pentru a indeplini cerintele legale sau de conformitate sau pentru a implementa un anumit flux de lucru pentru afaceri. Acest articol discuta exemple de scenarii comune pe care le puteti configura utilizand Exchange.

Exemplul 1: Evitati furtunile de e-mail catre un grup mare de distributie

Pentru a controla mesajele catre un grup mare de distributie, puteti solicita ca un moderator sa aprobe mesajele care sunt trimise acelui grup. Daca nu exista criterii pentru care mesajele necesita aprobare, cel mai simplu mod de a configura acest lucru este configurarea grupului pentru a necesita aprobarea mesajelor.

In acest exemplu, toate mesajele catre grupul Toti angajatii trebuie aprobate, cu exceptia cazului in care expeditorii sunt membri ai grupului de distributie numit Legal Team.

Pentru a solicita aprobarea mesajelor catre un anumit grup de distributie, in centrul de administrare Exchange (EAC), accesati Destinatari > Grupuri , editati grupul de distributie, apoi selectati Aprobare mesaj .

Exemplul 2: redirectionati mesaje catre managerul expeditorului pentru aprobare

Iata cateva tipuri comune de mesaje pentru care ati putea dori sa solicitati aprobarea managerului:

• Mesaje trimise de la un utilizator catre anumite grupuri de distributie sau destinatari

• Mesaje trimise catre utilizatori externi sau parteneri

• Mesaj trimis intre doua grupuri

• Mesaje trimise cu continut specific, cum ar fi numele unui anumit client

• Mesaje trimise de un stagiar

Pentru a solicita trimiterea unui mesaj spre aprobare, creati mai intai o regula utilizand Trimiteti mesaje catre un sablon de moderator si selectati ca mesajele sa fie trimise catre managerul expeditorului, asa cum se arata in urmatoarele capturi de ecran.

Apoi, definiti ce mesaje necesita aprobare.

Iata un exemplu in care toate mesajele trimise de un stagiar, Fortul Garth, destinatarilor din afara organizatiei necesita aprobarea unui manager.

Pentru a incepe, accesati EAC> Flux de e-mail > Reguli si creati o noua regula utilizand Trimiteti mesaje la un sablon de moderator .

Exemplul 3: configurati un lant de aprobare a mesajelor

Puteti solicita mai multe niveluri de aprobare pentru mesaje. De exemplu, puteti solicita ca mesajele catre un anumit client sa fie aprobate mai intai de un manager de relatii cu clientii si apoi de un ofiter de conformitate sau puteti solicita ca rapoartele de cheltuieli sa fie aprobate de doua niveluri de manageri.

Pentru a crea acest tip de aprobare pe mai multe niveluri, creati o regula de transport pentru fiecare nivel de aprobare. Fiecare regula detecteaza aceleasi tipare in mesaje, dupa cum urmeaza:

• Prima regula transmite mesajul primului aprobator. Cand primul aprobator accepta mesajul, mesajul merge automat la aprobator in a doua regula.

• Daca toti aprobatorii din lant selecteaza Aprobare atunci cand primesc cererea de aprobare, cand ultima aprobare din lant este completa, mesajul original este trimis destinatarilor intentionati.

• Daca cineva din lantul de aprobare selecteaza Respingere atunci cand primeste cererea de aprobare, expeditorul primeste un mesaj de respingere.

• Daca oricare dintre cererile de aprobare nu sunt aprobate in termenul de expirare (5 zile pentru Exchange Server 2013), expeditorul primeste un mesaj de expirare.

Urmatorul exemplu presupune ca aveti un client numit Blue Yonder Airlines si doriti ca atat managerul de relatii cu clientii, cat si ofiterul de conformitate sa aprobe toate mesajele catre acest client. Creati doua reguli, una pentru fiecare aprobator. Prima regula merge la aprobatorul de primul nivel. A doua regula merge la aprobatorul de nivelul doi.

Prima regula identifica toate mesajele cu numele companiei Blue Yonder Airlines in subiect sau mesaj si trimite aceste mesaje catre managerul intern de relatii cu clientii Blue Yonder Airlines, Garret Vargas.

A doua regula trimite aceste mesaje catre ofiterul de conformitate, Tony Krijnen.

Exemplul 4: Redirectionati mesaje care corespund unuia dintre mai multe criterii

In cadrul unei reguli de transport, toate conditiile configurate in regula trebuie sa fie adevarate pentru ca regula sa se potriveasca. Daca doriti sa se aplice aceleasi actiuni pentru oricare dintre conditii, ar trebui sa creati o regula separata pentru fiecare.

Pentru a face acest lucru, pe pagina Reguli din EAC, creati o regula pentru prima conditie. Apoi selectati regula, selectati Copiere si modificati conditiile din noua regula pentru a se potrivi cu a doua conditie.

Aveti grija atunci cand creati mai multe reguli cu conditii „SAU”, astfel incat sa nu ajungeti sa primiti un mesaj de mai multe ori catre aprobator. Pentru a evita acest lucru, adaugati o exceptie la a doua regula, astfel incat sa ignore mesajele care se potrivesc cu prima regula.

De exemplu, o singura regula nu poate verifica daca un mesaj are „oferta de vanzare” fie in subiect, fie in titlul atasamentului. Pentru a evita ca mesajul sa fie trimis de mai multe ori aprobatorului, daca prima regula verifica „oferta de vanzari” in subiectul sau corpul mesajului, a doua regula care verifica „oferta de vanzare” in continutul atasamentului necesita o exceptie care contine criteriile primei reguli.

Exemplul 5: redirectionati un mesaj care contine informatii sensibile

Daca aveti caracteristica Prevenirea pierderii de date (DLP), multe tipuri de informatii sensibile sunt predefinite. Cu DLP, vedeti ca mesajul contine o conditie de informatii sensibile. Indiferent daca aveti sau nu DLP, puteti crea conditii care identifica modele specifice de informatii sensibile, care sunt unice pentru organizatia dvs.

Iata un exemplu in care mesajele cu informatii sensibile necesita aprobare. In acest exemplu, mesajele care contin un numar de card de credit necesita aprobare.

Vezi si

Gestionati aprobarea mesajului