Arhitectura informationala – Metadate gestionate versus coloane de cautare

• 03.03.2020
• 4 minute de citit

• • s

  • J

  • A

  • d

In acest articol

Inainte de a trece la subiectul abordat, o scurta recapitulare a terminologiei implicate:

• Metadate: inseamna informatii despre ceva, in SharePoint de obicei informatii despre documente, pagini sau articole din lista
• Coloana lista: este o coloana de metadate dintr-o lista sau biblioteca. Coloana in sine poate avea diferite tipuri de date: text, numere, data si ora, selector de persoane, metadate gestionate etc.
• Cautare coloana: acesta este un tip de coloana in care valorile datelor provin dintr-o alta lista din acelasi site (web).
• Metadate gestionate: un serviciu de metadate disponibil la nivel global care poate fi partajat de toate colectiile de site-uri din SharePoint Online sau SharePoint local.

Cum functioneaza coloanele Cautare?

O coloana de cautare este o coloana de metadate care isi obtine datele dintr-o alta lista de pe acelasi site. Inainte de a incepe sa creati coloana, este intotdeauna o buna practica sa va ganditi efectiv la modul in care vor functiona relatiile dvs. de coloana. Acest lucru va depinde de cazurile dvs. de utilizare.

Exemplu: Am o biblioteca de documente in care compania noastra stocheaza acordurile noastre cu furnizorii si as dori sa „etichetez” fiecare acord cu numele furnizorului. In acest fel, este mai usor pentru noi sa gasim documente specifice, sa le filtram dupa furnizor etc.

• In SharePoint, creati o biblioteca de documente numita Acorduri de furnizor
• In acelasi site creati o lista personalizata numita Furnizori
• Puteti extinde lista pentru a contine mai multe date, dar in acest caz voi crea doua coloane suplimentare de data si ora pentru a vedea daca furnizorul este inca activ sau nu. Desigur, puteti utiliza formatarea coloanelor pentru a face sa arate mai bine.

• Navigati inapoi la biblioteca de documente cu acordurile furnizorilor
• In biblioteca Acorduri de furnizori, creati o coloana noua si alegeti cautare pentru tipul de date. Alegeti lista furnizorilor si coloana Titlu si includeti toate datele suplimentare de care aveti nevoie din lista furnizorilor. Nota: nu sunt acceptate toate tipurile de date.
• Dupa adaugarea coloanei de cautare, o puteti folosi pentru a eticheta orice document pe care il aveti in biblioteca

Avantaje ale coloanelor Cautare

• Puteti crea coloane de cautare ca proprietar al site-ului
• Puteti adauga mai multe campuri din lista de surse ca metadate la lista de destinatii
• Membrii pot contribui la lista de surse, fara a modifica configurarea listei
• Toate actualizarile listei de surse vor actualiza lista de destinatii

Contra coloanelor Cautare

• Coloanele de cautare pot fi create numai cu liste de surse de pe site-ul curent
• Pentru a reutiliza pe un alt site, trebuie sa recream atat lista de surse, cat si coloana de cautare
• Retineti ca stergerea articolelor din lista sursa va elimina acele valori din elementele din lista de destinatie, cu exceptia cazului in care va amintiti sa utilizati „Aplicarea comportamentului relatiei, restrictionarea stergerii” la crearea coloanei.

Cum functioneaza coloanele de metadate gestionate?

Coloanele de metadate gestionate depind de serviciul SharePoint Taxonomy pentru sindicare. Deoarece este o functie disponibila la nivel global, trebuie sa aveti dreptul de proprietate delegat la cel putin un termen stabilit pentru a-l putea gestiona.

• In acest exemplu, am creat un set de termeni numit Stare document cu termenii Proiect , Aprobare in asteptare sau Publicat
• Am adaugat acest termen setat ca o coloana la biblioteca Acordului furnizorului de mai sus
• Folosesc aceasta coloana pentru a urmari aprobarea documentelor pe care le avem in biblioteca

Avantaje ale coloanelor de metadate gestionate

• Metadatele gestionate sunt disponibile la nivel global – pe toate site-urile din ferma sau locatar
• Metadatele gestionate accepta traduceri lingvistice
• Modificarile aduse valorilor setate de termen vor fi actualizate pe toate site-urile
• Administratorii pot controla cine poate contribui la fiecare set de termeni
• Combinat cu cautarea, puteti crea un centru global de cautare cu rafinarii de pe toate site-urile folosind termenul set

Contra coloanelor de metadate gestionate

• Nu pot fi gestionate in mod liber de catre proprietarii de site-uri, modificarile trebuie adaugate la o politica de modificare pentru a evita esecurile
• Metadatele gestionate sunt „singulare”, ceea ce inseamna ca nu puteti conecta alte metadate la acesta, asa cum putem face cu coloanele de cautare. De exemplu, Activul de la data si Activul pana la data din primul exemplu de mai sus.

Experienta mea

• Nu exista un singur mod de a face lucrurile in SharePoint. Totul depinde de cazurile de utilizare.
• In mod normal, folosesc metadatele gestionate atunci cand ma ocup de publicarea pe mai multe site-uri sau metadatele globale de cautare. Deoarece valorile metadatelor sunt gestionate in mod normal de cativa oameni si utilizate pe scara larga pe toate site-urile din SharePoint, obtinem mai multa coerenta si convergem catre o intelegere comuna. Acest lucru este valabil mai ales atunci cand construiti solutii de gestionare a documentelor sau publicatii Intranet News.
• Folosesc coloane Cautare, cand construiesc solutii care sunt legate local de un site, iar datele de cautare provin din mai multe liste deja aflate pe site. De exemplu, cand construiesc aplicatii personalizate cu PowerApps si folosesc liste SharePoint ca surse de date.

Autor principal : Jimmy Hang, MCT, MCSE: Productivitate

Parere