Acasă Adult69 Memoriul de incendii East Contra Costa explica descoperirea bugetului de 6,2 milioane...

Adult69

Memoriul de incendii East Contra Costa explica descoperirea bugetului de 6,2 milioane de dolari

121

Luni, districtul de protectie impotriva incendiilor East Contra Costa a lansat un memoriu in care explica modul in care au descoperit un buget suplimentar de 6,2 milioane de dolari.

Potrivit comunicatului de presa al districtului, acestia au identificat sub-raportarea soldului fondului de pornire pe baza informatiilor financiare continute in auditul extern finalizat recent din bugetul anului 2014-15. Discutiile in curs de desfasurare cu auditorul Contra Costa, Robert Campbell si personalul sau, au clarificat in continuare rezultatele, iar auditul a fost acceptat de Consiliul de administratie al districtului la 7 august 2017.

Prin investigatii suplimentare, districtul a stabilit ca subreportarea a rezultat dintr-o tranzitie incompleta a fondurilor districtului si a operatiunilor financiare din judetul Contra Costa in district, care dateaza de la sfarsitul anului 2014 – inceputul anului 2015. Ca urmare, finantarea reportarii a fost subestimata in fiecare din anii urmatori, complicand problema.

Marti, seful de pompieri Brian Helmick a explicat ca la mai putin de o luna de la numirea sa, el a identificat ca operatiunile din procedurile lor financiare au avut multa confuzie, comunicare rupta si esec unic.

Cand a aparut proiectul de audit pentru 2014-15, acesta a identificat, de asemenea, ingrijorari suplimentare pe care seful si comitetul de finante raionale le stiau ca trebuie sa fie cercetate pe langa preocuparile operationale.

Helmick a explicat in plus ca nu era vorba de a ascunde bani sau de a incerca sa insele publicul, ci mai degraba o problema de comunicare gresita intre judet si cartierul de pompieri, care acum a fost identificat si in curs de remediere.

„Din cauza problemelor de pastrare a raioanelor si a provocarii de a mentine angajatii si statiile de personal, districtul a inregistrat economii din faptul ca am pierdut 38 de pompieri si am angajat doar 26”, a spus Helmick. „Nimeni nu ar fi putut proiecta pierderea multor pompieri, astfel ca, in schimb, districtul a vazut economii. Dupa cum noteaza nota, districtul in pregatirea bugetelor sale anuale utilizeaza numere proiectate de sfarsit de an fata de numere reale de sfarsit de an. Reconciliem cartile si sfarsitul fiecarui an fizic. ”

De asemenea, Helmick a mentionat ca aceste descoperiri vor ajuta planurile de instalatii, echipamente si aparate ale districtului, intrucat au fost neglijate in ultimii 15 ani din cauza prioritatii de a mentine deschiderea statiilor.

Iata o copie in forma de text, Memoriul. Pentru versiunea PDF, faceti clic aici.

28 august 2017

Catre: Consiliul de administratie al districtului pentru protectia impotriva incendiilor East Contra Costa

Comitetul de finantare a districtului pentru protectia impotriva incendiilor East Contra Costa

De la: seful interimar al pompierilor, Brian Helmick

Subj: Corectia fondurilor de exploatare anterioare sub raportate, soldul de pornire identificat prin auditul extern si procesul de bugetare

Dupa cum veti vedea in bugetul final propus pentru anul fiscal (FY2017-18) prezentat astazi Comitetului Finantelor, soldul initial al Fondului general al districtului este de 10,13 milioane dolari, ceea ce este cu aproximativ 6,2 milioane USD peste soldul de pornire prezentat in bugetul preliminar aprobat. de catre Consiliul de Administratie din 5 iunie.

Cand si cum a fost gasita greseala?

Prima indicatie a unei probleme a fost momentul in care districtul a inceput sa revizuiasca o versiune de lucru a auditului financiar anual de rutina pentru anul 2014-15 pentru jumatatea lunii mai 2017 [1]. Directorul Joe Young a atras atentia personalului ca proiectul de audit a aratat un bilant al Fondului general fara restrictii mai mare decat a amintit ca este reflectat in bugetele istorice. Aproximativ in acelasi timp, in legatura cu asumarea de catre seful Brian Helmick a functiei de sef interimar de pompieri, personalul a intocmit o lista de intrebari cu privire la operatiunile financiare ale districtului. Directorul tanar si seful Helmick au stabilit o intalnire cu auditorul-controlor judetean Robert Campbell pentru a solicita informatii despre soldul general al fondului districtului si raspunsuri la intrebarile legate de operatiunile financiare ale personalului.

In cadrul acestei reuniuni, care a avut loc pe 7 iunie 2017, directorul Young, Chief Helmick si Auditor-Controller au analizat diverse procese operationale si financiare, cu accent pe tranzitia fondurilor si operatiunilor financiare de la Trezoreria Judeteana la District. [ 2] Personalul din orasul Brentwood s-a alaturat directorului Young si sefului Helmick pentru o a doua intalnire cu auditorul-controler si cu personalul sau din 27 iulie 2017. Aceste discutii au relevat ca:

Personalul din district si judet a inteles gresit modul in care au fost gestionate finantele si bugetul districtului;
Majoritatea fondurilor raionului au ramas in conturile Trezoreriei judetului, in ciuda intelegerii ca doar doua fonduri contabile vor ramane in scopul de a primi venituri din impozitul pe proprietati. Fondurile de contabilitate ramase urmau sa fie inchise si soldurile transferate districtului cu toate acestea, acest transfer nu a avut loc.

Ulterior, in urma revizuirii ulterioare a bugetelor districtului din anul trecut si a informatiilor analizate in trecutul districtului si a auditurilor financiare viitoare, districtul a concluzionat:

In ultimii 3-4 ani, intrucat nivelul personalului a scazut din cauza atitudinii, iar statiile au fost inchise mai devreme decat bugetate, s-au acumulat economii suplimentare in contul de district tinut la Trezoreria Judeteana;
Aceste economii nu s-au reflectat in registrele financiare ale districtului utilizate de district pentru scopuri de bugetare;
Cand bugetele au fost elaborate in fiecare an, soldul fondului general real nu a fost complet inclus in soldul bugetului de pornire. In esenta, districtul a folosit soldul fondului prevazut la sfarsitul anului de la bugetul pentru exercitiul financiar 2014-15 ca valoare de reportare initiala pentru bugetul 2015-16, mai degraba decat soldul fondului de pornire real detinut de district. Apoi, soldul proiectat de sfarsit de an din exercitiul financiar 2015-16 a fost utilizat ca sold de plecare pentru reportul financiar 2016-17 si asa mai departe.
Aceasta eroare s-a inrautatit in fiecare an, rezultand o subestimare de aproximativ 6,2 milioane USD in soldul fondului de inceput de la inceputul exercitiului bugetar 2017-18 [3].

Pe scurt, districtul a determinat urmatoarele:

sursa celor mai multe intrebari si ingrijorari ale districtului au rezultat dintr-o tranzitie incompleta a fondurilor districtului de la judet la district pana la 1 ianuarie 2016; si
acest lucru a dus la combinarea subestimarilor soldului fondului de pornire in bugetele raionale pentru exercitiul financiar 2015-16 si anul 2016-2017 si in bugetul preliminar pentru anul financiar 2017-18.

Ce inseamna asta pentru bugetul raionului?

Tinand cont de noile informatii obtinute de district, districtul si-a recalculat fondurile de reportare care se intorceau la inceputul anului 2015. In corelatie cu finalizarea auditurilor FY 15-16 si FY 16-17, districtul se va intalni cu judetul si Personalul orasului (a) verifica soldul fondului general recalculat (cu judetul) si (b) reconfirma procesele si rolurile tranzactiilor (atat cu judetul, cat si cu orasul).

Auditorul extern al districtului (Maze & Associates) nu poate certifica in mod definitiv amploarea subevaluarii si noua suma reportata inainte de finalizarea auditurilor din anul 2015-2016 si 2016-17. Cu toate acestea, constatarile preliminare ale FY 15-16 si FY 16-17 confirma concluziile si calculele districtului, pe baza informatiilor furnizate.

Pe baza acestei lucrari, bugetul final propus include suma reportabila suplimentara, astfel cum este prevazuta in prezentul memoriu. Daca auditurile externe ale districtului 2015-16 si 2016-17, care ar trebui livrate spre a fi acceptate de catre Consiliul de administratie in urmatoarele sase luni, releva erori suplimentare, poate fi necesara o modificare a bugetului.

In cele din urma, dupa ce cele doua audituri externe ramase terminate, personalul va colabora cu Comitetul de Finante si Consiliul de Administratie pentru a evalua optiunile de alocare a fondurilor disponibile unice pentru a reduce diverse obligatii istorice nefondate din raion. Acestea ar putea include inlocuirea echipamentelor, intretinerea instalatiilor, datoriile financiare asociate cu costurile viitoare ale beneficiilor post-angajare (denumite in mod obisnuit „Alte beneficii post-angajare” sau „OPEB”) si alte cheltuieli.

Va fi important sa ne amintim ca aceste fonduri sunt disponibile o singura data; acestea nu vor fi disponibile in mod continuu. Ca atare, ele sunt utilizate in mod corespunzator pentru cheltuieli unice, mai degraba decat pentru a face modificari care vor creste costurile operationale viitoare ale districtului, cum ar fi modificarea modelului de personal al districtului sau deschiderea de noi statii, fara ca perspectiva unei finantari durabile viitoare sa compenseze costuri viitoare.

Cum s-a intamplat aceasta greseala?

Nu a existat un singur punct de esec care este responsabil pentru eroare. Districtul a avut personal administrativ insuficient de ani buni, bazandu-se pe un singur sef de pompieri si un singur asistent administrativ, ambii fiind suprasolicitati dramatic, ceea ce insemna ca multe atributii administrative fie nu se puteau indeplini, fie se bazau pe informatii incomplete. Drept urmare, desi multe persoane au „atins” bugetul districtului pe parcursul fiecarui ciclu din 2014, nimeni nu a fost constient de faptul ca detineau informatii incomplete. In cele din urma, pe baza complexitatilor tranzitiei sistemului financiar si a insuficientei in functiile administrative ale districtului, auditorul extern al districtului nu a primit informatiile necesare pentru finalizarea auditurilor la timp.

Care sunt urmatorii pasi ai districtului imediat in solutionarea acestei probleme?

Toate partile implicate au acum o contabilitate a tuturor fondurilor raionale aflate in Trezoreria Judeteana. Pe baza acestor informatii, judetul lucreaza la inchiderea tuturor conturilor de district care nu sunt obligatorii si la transferul fondurilor ramase in conturile de district la Bank of West pana la sfarsitul anului 2017.

Acest lucru va permite urmarirea corecta a fondurilor districtului de catre district. Judetul va pastra doar doua conturi de district care sunt necesare pentru a primi impozite pe proprietati si impozite pe raza Facilitatilor comunitare, fonduri care vor fi apoi transferate in mod regulat in conturile bancare ale districtului pentru utilizare continua in conformitate cu bugetele districtului.

In plus, personalul raional, personalul orasului si Maze & Asociatii procedeaza cat mai rapid pentru a accelera procesele de audit extern pentru anii 2015-16 si 2016-17.

In cele din urma, Districtul analizeaza daca greselile financiare necesita atenuare sau corectare cu agentii externe, inclusiv subventia SAFER District din 2012, Memorandumul de intelegere multisecurisdictional si o subventie regionala pentru achizitionarea de noi aparate de respiratie de sine statatoare.

Ce alte masuri va face districtul pentru a ne feri de probleme similare in viitor?

Districtul a solicitat lui Maze & Asociatii sa-si revizuiasca procedurile financiare impreuna cu finalizarea auditurilor 15-16 si FY 16-17. In functie de recomandarile Maze, personalul anticipeaza ca este posibil ca anumite politici la nivel de consiliu si practici la nivel de personal sa fie necesare si actualizate si consolidate.

Mai imediat, districtul a incheiat un contract de asistenta administrativa temporara pentru a ne consolida capacitatea organizationala. In bugetul final propus se solicita finantare pentru o pozitie permanenta. In plus, districtul va colabora mai strans cu departamentul de finante al orasului pentru a permite orasului sa joace un rol mai activ in concilierea soldurilor de fonduri generale si speciale si a fluxurilor de numerar. Acest aranjament este, de asemenea, de asteptat sa fie mai eficient acum, deoarece toate partile au o intelegere mai completa a rolurilor districtului si judetului.

In concluzie

Desi aceasta este o situatie nefericita, districtul a intreprins actiuni imediate si transparente pentru rezolvarea acestuia. Desi exista o finantare unica suplimentara disponibila care va oferi o baza mai ferma pentru district, aceasta finantare unica nu rezolva deficitul de venituri in curs, ceea ce impiedica districtul sa finanteze permanent o a patra statie sau sa ofere un numar adecvat de statii pentru a deservi populatia. Vom continua sa lucram cu sarguinta pentru a imbunatati practicile financiare imediate evidentiate de aceasta situatie si vom aborda problema mai mare de finantare permanenta cu care se confrunta districtul.

[1] Agentiile administratiilor locale, cum ar fi Districtul, sunt obligate prin lege si / sau cele mai bune practici sa contracteze cu un auditor extern pentru a efectua audituri financiare anuale.

[2] De la formarea districtului, pana in 2014, judetul a furnizat numeroase servicii administrative si financiare pentru district, iar toate fondurile Districtului au fost tinute in conturi bancare cu judetul. Incepand cu 1 ianuarie 2015, districtul a incheiat un contract cu Orasul Brentwood pentru a furniza servicii de tip tranzactie, cum ar fi procesele de plata si contabilitate. Ca parte a acestei tranzitii, districtul si-a deschis conturile proprii la Bank of West.

[3] Acest numar a fost revizuit de catre auditorul-controler si auditorul raionului Maze & Associates, dar va fi in sfarsit confirmat prin auditul districtului 2015-2016 si 16-17.

Memoriul de incendii East Contra Costa explica descoperirea bugetului de 6,2 milioane de dolari

Populare

Afla cum iti poti lansa o mica afacere folosind un spatiu...

Top 10 cele mai supraevaluate filme din toate timpurile

10 regizori care au facut un film de groaza si au...

10 documentare care au schimbat perceptia publicului

Top 10 interviuri controversate cu celebritati din toate timpurile

Top 10 cele mai memorabile momente ale premiilor Oscar

Cum se schimba viata atunci cand intri in cercurile sociale ale...

10 povesti ciudate din lumea rap pe care sa le cunosti

10 secrete intunecate din lumea surprinzator de rasucita a K-Pop

10 melodii rock inspirate de evenimente groaznice