Planificati metadatele gestionate in SharePoint Server – SharePoint Server

• 06.07.2017
• 5 minute de citit

In acest articol

SE APLICA LA: 2013 2016 2019 SharePoint in Microsoft 365

Cu metadatele gestionate in SharePoint Server, puteti crea o taxonomie unificata a termenilor pe care ii puteti utiliza in intreaga ferma SharePoint. In acest articol, parcurgem deciziile de configurare pe care trebuie sa le luati inainte de a configura aplicatia gestionata a serviciului de metadate in SharePoint Server.

Inainte de a configura metadatele gestionate, este important sa intelegeti ce sunt metadatele gestionate si cum functioneaza in SharePoint. Inainte de a citi acest articol, asigurati-va ca cititi Introducere in metadatele gestionate.

In SharePoint Server, metadatele gestionate sunt implementate printr-o aplicatie de serviciu si serviciul web de metadate gestionate care ruleaza pe rolurile serverului de aplicatii si front-end. Puteti crea mai multe aplicatii de servicii de metadate gestionate daca aveti nevoie de seturi de termeni separati pentru utilizare specializata. Fiecare aplicatie de serviciu are propria baza de date care contine termenul set, termenii, cuvintele cheie si asa mai departe.

Conexiunile dintre aplicatia de servicii de metadate gestionate si aplicatiile dvs. web sunt gestionate de conexiuni de metadate gestionate. Utilizand aceste conexiuni, puteti mapa diferite aplicatii de servicii de metadate gestionate la diferite aplicatii web, daca este necesar, si puteti configura caracteristici in jurul politicii de creare a cuvintelor cheie si a termenilor.

Daca aveti mai multe ferme SharePoint Server si doriti sa partajati un magazin de termeni de metadate gestionat intre ele, puteti publica aplicatia de serviciu intr-o ferma si celelalte se pot conecta la aceasta. (Acest lucru necesita o relatie de incredere intre ferme.)

Aplicatia de servicii de metadate gestionate ofera, de asemenea, functionalitate de publicare pentru hub-urile de tipuri de continut, care sunt colectii de site-uri, unde puteti crea tipuri de continut standard si le puteti partaja intre alte colectii de site-uri.

Sa analizam deciziile pe care trebuie sa le luati in aceste zone inainte de a configura metadatele gestionate.

In cadrul unui magazin de termeni, puteti crea o varietate de seturi de termeni diferiti. Aceste seturi de termeni pot fi organizate in grupuri. Grupurile ofera o anumita izolare de securitate, permitandu-va sa specificati cine le poate gestiona sau contribui. Cu toate acestea, utilizatorii in general pot accesa si utiliza ei insisi termenii. Daca doriti sa restrictionati un termen setat la un anumit grup de utilizatori, exista doua optiuni.

In primul rand, puteti permite utilizatorilor sa creeze seturi de termeni care sunt locale pentru o colectie de site-uri. Aceste seturi de termeni nu sunt disponibile in alte colectii de site-uri. (Vom vorbi mai multe despre aceasta optiune in sectiunea urmatoare.)

In al doilea rand, puteti oferi o izolare chiar mai mare pentru un termen stabilit prin adapostirea acestuia intr-o aplicatie separata de servicii de metadate gestionate. Acest lucru va ofera un magazin de termeni complet separat intr-o baza de date separata, pe care o puteti restrictiona la un anumit set de utilizatori.

Daca aveti zone sensibile, cum ar fi resursele juridice sau umane, in care doriti un magazin pe termen lung cu acces limitat, luati in considerare aceasta a doua abordare. Utilizatorilor acestui magazin de termeni li se poate acorda, de asemenea, acces la magazinul dvs. de termeni principali.

Decizie

Inainte de a configura metadatele gestionate in SharePoint, decideti daca aveti nevoie de mai multe aplicatii de servicii gestionate de metadate pentru magazine de termene separate. (Puteti adauga aplicatii de servicii suplimentare in viitor, daca este necesar.)

Folosind seturi de termeni locali

Dincolo de seturile globale de termeni care sunt disponibile in toate colectiile de site-uri, puteti crea seturi de termeni care sunt locale pentru o colectie de site-uri. Cand utilizatorii creeaza o coloana de metadate gestionate pentru o lista SharePoint, acestia au optiunea de a crea un nou set de termeni, mai degraba decat sa utilizeze seturi de termeni globali.

Acest lucru poate fi util daca doriti sa utilizati metadatele gestionate in moduri care nu se aplica intregii organizatii, cum ar fi metadatele pentru un anumit proiect sau eveniment.

Utilizand seturi de termeni locali, diferite echipe si grupuri de afaceri isi pot crea propriile metadate gestionate fara a fi nevoie sa solicitati actualizari formale la un set de termeni globali si puteti mentine seturile de termeni globali concentrate pe domeniile principale ale afacerii dvs.

Daca nu doriti sa permiteti utilizatorilor sa isi creeze propriile seturi de termeni care sunt locale pentru colectiile de site-uri, puteti dezactiva aceasta caracteristica atunci cand configurati conexiunea gestionata de metadate.

Decizie

Inainte de a configura metadatele gestionate in SharePoint, decideti daca doriti sa permiteti crearea de seturi de termeni locali. (Puteti avea setari diferite pentru fiecare aplicatie de serviciu pe care o creati.)

Cand utilizati o coloana de metadate gestionate intr-o lista SharePoint, utilizatorii care completeaza acea coloana trebuie sa utilizeze una dintre valorile disponibile definite in depozitul de termeni la care este conectata coloana. Acesta este unul dintre avantajele principale ale metadatelor gestionate – sunteti sigur ca valoarea a fost aleasa dintr-o lista predefinita.

Cu toate acestea, metadatele gestionate de SharePoint accepta, de asemenea, functionalitatea de etichetare in care utilizatorii pot eticheta articole SharePoint, cum ar fi documente, cu cuvinte cheie create de acestea, care nu se afla in depozitul de termeni existent. Aceste cuvinte cheie se acumuleaza intr-o lista din termenul magazin si le puteti gestiona consolidandu-le si adaugandu-le la seturile de termeni existente sau noi, dupa cum este necesar. Aceasta permite o abordare folksonomica in care utilizatorii pot crea cuvinte cheie noi dupa cum este necesar, fara a fi nevoie sa treaca printr-un proces formal pentru a actualiza un anumit set de termeni.

Daca doriti sa adoptati o abordare mai formala a metadatelor gestionate, puteti dezactiva aceasta caracteristica atunci cand configurati conexiunea de metadate gestionate. In acest caz, utilizatorii vor trebui sa aleaga dintre termenii existenti in termenii de stocare si sa adauge acele valori in campurile specifice pe care le creati in acest scop.

Decizie

Inainte de a configura metadatele gestionate in SharePoint, decideti daca doriti sa permiteti etichetarea articolelor SharePoint cu cuvinte cheie care nu se afla in termenul magazin.

Publicarea tipurilor de continut de metadate gestionate

Pe langa partajarea metadatelor gestionate, puteti utiliza si serviciul de metadate gestionate pentru a partaja tipuri de continut. Prin specificarea unei colectii de site-uri ca hub tip de continut atunci cand configurati aplicatia gestionata a serviciului de metadate, puteti partaja toate tipurile de continut din galeria de tipuri de continut a colectiei de site-uri, facandu-le disponibile pentru alte colectii de site-uri.

Decizie

Inainte de a configura metadatele gestionate in SharePoint, decideti daca doriti sa creati un hub de tip continut. (Puteti adauga si unul mai tarziu.)

Vezi si

Pentru versiunea SharePoint in Microsoft 365 a acestui articol, consultati Introducere in metadatele gestionate.