Maggie Hsu

7 septembrie 2018

·

8

min citit

Companiile mari si mici angajeaza tot mai mult „sefi de personal” pentru a-si sprijini CEO-ul, COO, CTO sau alti directori cheie. Desi rolul de sef de personal difera foarte mult, in esenta, detinerea unui sef de personal permite executivului sa se extinda si le reda cea mai importanta resursa: timpul.

Am lucrat timp de 4 ani pentru Tony Hsieh , CEO al Zappos, si am fost sef de cabinet pentru 2 dintre acestia. In acea perioada, am avut avantajul intalnirii si invatarii de la multi alti sefi de cabinet.

Array

Vreau sa impartasesc acele idei aici.

In aceasta serie din 5 parti, voi acoperi:

Partea 1: Rolul unui sef de personal corporativ

Partea 2: Cum sa devii sef de personal

Partea 3: Cum sa gasesti si sa angajezi un sef de personal

Partea 4: Sef de personal – Primele 90 de zile

Partea 5: Sef de personal Cele mai bune practici

Aceasta serie nu acopera descrierea mai traditionala a sefului statului major politic sau militar, de unde a provenit termenul. Pentru mai multe detalii, puteti citi despre Seful Statului Major al Casei Albe si Seful Statului Major al Armatei Statelor Unite.

Voi folosi sintagma „Sef de personal” sau „CoS” atunci cand discut despre rol, dar poate fi reprezentata si prin oricare dintre urmatoarele descrieri:

  • Sef de stat major civil
  • Sef de cabinet la CEO
  • Sef de cabinet
  • Sef de cabinet
  • Consilier al CEO-ului
  • Biroul CEO
  • Asistent special al CEO-ului

CoS functioneaza de obicei in medii extrem de ambigue.

Array

Al Chase, un recrutor executiv specializat in plasamentele CoS, scrie „CoS functioneaza la un nivel tactic, strategic si operational, gestionand deseori supravegherea proiectelor care nu se incadreaza perfect in organigrama sau [care] se incadreaza intre departamente sau lideri domenii de responsabilitate ”. Responsabilitatile CoS s-ar putea suprapune cu cele ale unui potential functional specific, cum ar fi COO sau directorul de resurse umane, dar sunt mult mai agili in a ajuta la satisfacerea nevoilor sau lacunelor de afaceri in timp util.

Mai jos este o lista a principalelor tipuri sau domenii functionale ale responsabilitatilor CoS. Rolul CoS variaza semnificativ in functie de marimea companiei, de executivul care este sprijinit si de background-ul sefului personalului individual.

Array

Rolul CoS ar putea cuprinde doar una dintre aceste zone functionale, ar putea combina mai multe zone sau ar putea chiar evolua pe masura ce nevoile afacerii se schimba.

Administrativ

  • Programarea intalnirilor cu prioritate ridicata
  • Coordonarea calendarelor executive
  • Planificarea si executarea retragerilor din conducerea superioara, intalnirile in regim direct si sediile companiei
  • Luand note de intalnire
  • Urmarirea urmaririlor intalnirilor
  • Mentinerea unui Rolodex cu informatii importante de contact

Spre deosebire de un asistent executiv (EA), rolul CoS nu este un rol de luni pana vineri, de la 9 la 5. CoS este de obicei disponibil seara si weekendul.

Management de proiect

  • Urmarirea initiativelor cu prioritate ridicata pentru executiv si identificarea oricaror obstacole
  • Comunicarea statutului initiativei catre executiv, atragerea altor directori sau membri ai echipei, dupa caz
  • Conectarea echipelor care lucreaza la initiative similare
  • Reunirea si gestionarea echipelor de proiect care necesita contributii din mai multe zone din cadrul companiei

CoS adesea nu gestioneaza niciun numar de angajati proprii. In timp ce influenta lor este derivata din executivul lor, ei trebuie totusi sa obtina informatii de la alti conducatori de unitati de afaceri despre care nu au nicio autoritate formala. Acest lucru necesita construirea unei relatii semnificative.

Financiar

  • Desfasurarea procesului anual al ciclului bugetar (de exemplu, ajutarea sefilor de departamente sa isi pregateasca materialele bugetare pentru prezentare catre CEO)
  • Pregatirea sedintei consiliului de administrare a proiectelor si crearea materialelor sedintelor consiliului
  • Derularea recenziilor trimestriale de afaceri
  • Crearea si actualizarea tablourilor de bord lunare pentru a urmari modificarile din valorile cheie
  • Analiza oportunitatilor de investitii

Aceasta este una dintre cele mai frecvente functii ale unui CoS – ajutarea la ciclul bugetar, revizuirea afacerii sau pregatirea sedintelor consiliului. Acesta integreaza atat functii administrative (cum ar fi programarea sedintelor si compilarea prezentarilor), cat si functii extrem de strategice (cum ar fi analiza cererilor bugetare specifice si determinarea a ceea ce trebuie taiat).

Initiative strategice

  • Identificarea si asumarea proiectelor strategice ad hoc (de exemplu, executarea initiativelor cheie sau inchiderea oricaror lacune operationale)
  • Definirea si cercetarea de noi idei si oportunitati de afaceri
  • Construirea unei noi unitati de afaceri
  • Furnizarea de asistenta pentru luarea deciziilor prin colectarea datelor, analizarea informatiilor si prezentarea de consideratii partilor interesate relevante

Comunicatii

  • Proiectarea si executarea unei strategii de comunicare corporativa
  • Redactarea discursurilor si prezentarilor

Relatii publice

  • Verificarea oportunitatilor de vorbire si solicitarile de interviu

Resurse umane

  • Actualizarea proceselor de recrutare
  • Supravegherea initiativelor privind diversitatea si cultura
  • Revizuirea structurii organizationale, identificarea oricaror lacune si completarea acestora
  • Alinierea proceselor interne

Consultativ

  • Functionand in calitate de consilier de incredere si confident al executivului

Proxy

  • Participarea la reuniuni in locul executivului
  • Luarea deciziilor in locul executivului

Managementul relatiilor

  • Gestionarea relatiilor critice in numele executivului

Portar

  • Evaluarea tuturor anchetelor indreptate catre executiv si stabilirea cursului adecvat de actiune
  • Determinarea carei reuniuni au prioritate
  • Verificarea cererilor de timp si solicitarile de directionare catre alte departamente, dupa caz

Gatekeeping este o alta functie comuna si critica a CoS. Executivul primeste in mod constant solicitari de timp, bani, sfaturi sau alte resurse si are nevoie de cineva care sa poata verifica si sa raspunda la aceste cereri in mod adecvat. Acest lucru necesita un grad ridicat de intelegere si incredere intre COS si executiv.

Alte

  • Decizia la care initiative caritabile sa contribuie
  • Calatorind cu executivul la conferinte sau intalniri
  • Actionand ca „om de corp” la conferinte (cititi despre omul de corp al lui Obama, Reggie Love, aici)

Integrare

Rolul de sef de personal este mult mai mult decat simpla agregare a responsabilitatilor individuale enumerate mai sus. Cei mai de succes CoS integreaza dinamic aceste responsabilitati si pot urmari fluxul unei relatii, proiect sau initiativa de la capat la capat.

Un exemplu in acest sens ar putea fi un CoS care participa la o conferinta in care executivul sau sustine discursul principal. CoS lucreaza cu executivul la discursul sau, adunand puncte cheie de date si elemente grafice pe care executivul doreste sa le prezinte. Acestia se coordoneaza cu organizatorii conferintei atat inaintea conferintei, cat si in ziua urmatoare pentru a se asigura ca totul este configurat corect. De asemenea, se coordoneaza cu asistentul personal al executivului pentru a se asigura ca calatoria se desfasoara fara probleme si au o copie de rezerva a rezervarilor de masini si hoteluri, impreuna cu toate informatiile de contact relevante.

CoS a aranjat ca executivul sa organizeze cateva intalniri cheie la conferinta si a pregatit un brief pre-citit pentru fiecare intalnire pentru executiv. CoS participa la intalniri, ia notite si urmareste orice urmari relevante. Executivul intarzie la o intrunire, asa ca CoS o incepe si, pana la sosirea executivului, CoS a construit o relatie buna cu ceilalti participanti la sedinta si este capabil sa ajunga rapid la acordul tuturor.

Mai tarziu in acea dupa-amiaza, executivul ii tine discursul principal. Dupa ce executivul isi termina discursul, CoS actioneaza ca un „om de corp” si ajuta la gestionarea fluxului de persoane care s-au apropiat de executiv, rotind oamenii si tranzactionand informatii de contact cu toata lumea, astfel incat sa poata urmari. La sfarsitul serii, CoS si executivul recapituleaza modul in care a trecut ziua si se aliniaza prioritatilor pentru restul calatoriei.

Cand am lucrat pentru Tony, faceam parte dintr-o echipa de sef de personal care cuprindea in mod vag o combinatie de asistent executiv, asistent personal, consilieri superiori, personal de asistenta junior si chiar un alt sef de cabinet care era CoS la Zappos. Avand in vedere ca Tony a fondat, de asemenea, Downtown Project (un efort de revitalizare pentru Downtown Las Vegas, unde a contribuit cu 350 de milioane de dolari din averea sa personala), a investit in peste 100 de companii tehnologice si intreprinderi mici si se afla pe mai multe consilii, inclusiv la JetSuite, echipa sa de sprijin complet nu Nu include doar angajatii Zappos, ci cuprinde si persoane din Downtown Project si din alte parti.

Multi alti directori de profil de inalta tehnologie au echipe de asistenta CoS similare, care ii ajuta sa isi gestioneze mai eficient gama incredibila de angajamente profesionale si personale:

  • Ryan Metcalf, fostul CoS al lui Max Levchin , scrie despre sustinerea lui Max in „patru companii, doua consilii publice, cinci consilii private, paisprezece rapoarte directe si front office-ul familiei sale” prin rolurile lui Max la Affirm, HVF, SciFi VC, Glow , Yelp, Yahoo, Evernote si multe altele
  • Ben Casnocha, fostul CoS al lui Reid Hoffman , scrie o lucrare grozava despre ceea ce a invatat in timp ce lucra cu Reid la LinkedIn
  • Brian Screnar, CoS al lui Nathan Myhrvold , il sustine pe Nathan in gestionarea fondului sau de investitii de miliarde de dolari si incubare tehnologica, precum si in proiecte la fel de diverse precum: puterea de fisiune nucleara de generatia urmatoare, ratele de crestere a dinozaurilor si gatitul modernist
  • Michael Kratsios, fostul CoS al lui Peter Thiel , l-a sprijinit in Thiel Capital, Founders Fund si Mithril Capital inainte de a fi ales in functia de CTO adjunct la Casa Alba
  • In cele din urma, Elon Musk are un CoS de mult timp – Sam Teller. Dupa cum dezvaluie un articol recent din Elon Musk, „daca sunteti in cautarea persoanei care serveste cel mai des drept mana dreapta a lui Musk, nu o veti gasi in C-Suite, nici macar oriunde in organigrama cercetarii extinse a lui Bloomberg, un fost angajat Tesla a declarat pentru Slate. Este Sam Teller, directorul biroului CEO al Tesla si SpaceX, care functioneaza in esenta ca sef de personal al lui Musk. ” Si sa nu uitam de compania plictisitoare, pentru care Sam este, de asemenea, un purtator de cuvant.

Seful de personal exista de obicei alaturi de alte cateva roluri care raporteaza direct directorului executiv

La Amazon, compania-mama a Zappos, rolul CoS este cunoscut formal ca „consilier tehnic” si informal cunoscut sub numele de „umbra”. CEO-ul Amazon, Jeff Bezos, a avut peste 10 umbre, printre care: Jeffrey Helbling, Maria Renz, Andy Jassy, ​​Danny Shader, Matt Williams, Stig Leschly, Amit Agarwal, Greg Hart, Dilip Kumar, Ian Freed si Jay Marine. Recode raporteaza ca „din punct de vedere istoric, umbrele au continuat sa conduca unele dintre cele mai importante initiative ale companiei dupa ce perioada lor tipica de doi ani a expirat”. Puteti citi mai multe despre rolul Amazon shadow aici si aici.

In urmatoarea parte a acestei serii, vom explora cum arata un fundal tipic CoS (alerta spoiler: nu exista).

Resurse aditionale

Compilatie fantastica a resurselor CoS de la Richard McLean, CoS la Elsevier – cititi-o aici

Prezentare generala a CNBC a rolului CoS si interviuri cu mai multe CoS – cititi-o aici

Consultantul corporativ Blair Bryant Nichols descompune responsabilitatile CoS in „comunicatii”, „operatiuni” si „strategie” (ceea ce se intampla sa vrajeasca CoS) – cititi-l aici

Articol din Washington Post care acopera grupul Silicon Valley CoS, care include CoS-urile CEO-ului LinkedIn, Salesforce, Hewlett-Packard, Yahoo, Uber, Lyft, Dropbox si DocuSign – cititi-l aici

Articolul din New York Times despre evolutia rolului CoS si a retelei CoS Tech – cititi-l aici

Unele dintre responsabilitatile CoS au fost extrase direct din urmatoarele descrieri de posturi: CoS catre CEO la Peek, CoS la COO la Lyft si CoS la CTO la Gusto.

Urmatorul: Partea 2: Cum sa deveniti sef de cabinet

Cititi toate cele 5 parti:

Partea 1: Rolul unui sef de cabinet corporativ [acest articol] Partea 2: Cum sa deveniti sef de cabinet Partea 3: Cum sa gasiti si sa angajati un sef de cabinet Partea 4: Sef de cabinet – Primele 90 de zile partea 5: cele mai bune practici ale sefului personalului

ARTICOLE SIMILAREDE LA ACELAȘI AUTOR