In lumea manualelor de instructiuni

(Credit de imagine:

Getty Images

)

Unele manuale de utilizare sunt o frustrare, altele sunt o placere – si toate dezvaluie mai multe despre noi decat am putea crede.

M

Poate ca ati citit cu sarguinta un manual de instructiuni din coperta in coperta inainte chiar sa porniti un produs nou. Sau poate „inregistrati” informatiile din sertarul bucatariei pentru a nu mai fi gasite niciodata – preferand sa va bazati pe instinct (si poate un grad de incapatanare) in asamblarea unei piese de mobilier noi. Oricum, si chiar daca sunt doar cateva luni dupa achizitie, exista aproape intotdeauna un moment si un loc in care manualele de instructiuni sunt utile.

Desi ne-am putea gandi la ei ca la brosurile dense de hartie care cad intr-o cadere de folie cu bule si polistiren atunci cand ne despachetam noul nostru noptiera, manualele de instructiuni sunt mult mai multe. Ele exista pentru o multitudine de scopuri si iau multe forme diferite. Mai mult, nu sunt o inventie deosebit de moderna: de fapt, exista de cel putin doua secole.

„Oriunde v-ati afla in viata, exista intotdeauna un manual undeva, ascuns in culise”, spune Paul Ballard, director general al 3di, o companie specializata in scrierea tehnica.

S-ar putea sa va placa:

• Caracteristicile inutile de design ale produselor moderne

• Care este cel mai rar material din lume?

• Cum ruleaza algoritmii depozitele Amazon

Mai mult decat o simpla lista de instructiuni practice, manualele de instructiuni pot dezvalui multe despre timpul si societatea in care au fost scrise. Modul in care acestea au evoluat ne spune despre modul in care ne-am schimbat si noi.

Potrivit lui Roger Bridgman, fost curator la Muzeul de Stiinte din Londra, „exista instructiuni pentru a compensa incapacitatile masinilor prin utilizarea abilitatilor utilizatorilor si, prin urmare, va spun ceva despre starea ambelor in momentul in care au fost produse”.

Primul manual de instructiuni pe care Bridgman l-a gasit in timpul mandatului sau a fost atasat la o masina fabricata de celebrul inginer James Watt. Dar masina nu era un motor cu aburi: era o copiator de birou. Watt si-a dat seama ca copiile scrisorilor sale ar fi foarte utile altora si asa ca a inventat o masina care transfera cerneala umeda dintr-o scrisoare proaspat scrisa pe o alta foaie de hartie, creand o copie a acesteia.

Instructiunile incluse sunt in forma lor de baza. Ei spun sa luati o foaie de hartie, puneti-o deasupra celeilalte foi de hartie. Puneti patura de pasla deasupra. Si pune-l prin role.

„Intrucat James Watt era un om foarte practic, instructiunile nu sunt o brosura”, a spus Bridgman intr-un documentar de la BBC din 2009, How to Write a Instruction Manual. „De fapt, acestea sunt o foaie de hartie lipita de masina, astfel incat sa nu le puteti pierde – o regula pe care producatorii moderni ar putea sa o imite bine”.

Un principiu de varf pentru manualele de instructiuni: iesiti din drum rapid si lasati-l pe utilizator sa crape (Credit: Getty Images)

De fapt, pentru Ballard, instructiunile lui Watt exemplifica principiile fundamentale ale unui manual de succes. Primul este „gasirea”: facilitarea pentru oameni a gasirii informatiilor de care au nevoie, indiferent daca asta inseamna ca pot gasi manualul in sine, plasandu-l intr-o locatie evidenta sau avand o structura intuitiva care a anticipat modul in care cititorul gandeste problema lor.

Al doilea este simplificarea intelegerii instructiunilor. „Claritatea va castiga de fiecare data”, spune Ballard. Simplitatea si sinceritatea atat in ​​limba, cat si in design sunt esentiale.

Regula finala? „Pleaca din drum”, spune Ballard. Aceasta inseamna sa va asigurati ca oamenii stiu ce sa faca in continuare atunci cand nevoia lor particulara a fost indeplinita – indiferent daca este vorba de a afla altceva sau de a intra in calea utilizarii produsului.

Acesta, glumeste Ballard, este motivul pentru care manualele de instructiuni se confrunta cu o „criza existentiala”. „Intregul punct este produsul, nu manualul; cu cat petreci mai mult timp uitandu-te la manual, cu atat iesi mai putin din produs. ”

Sfaturile cele mai bune

Astazi, nu toate manualele sunt la fel de simple si elegante ca cele ale lui Watt. Dar exista o reaparitie a producatorilor care aplica aceeasi idee de integrare a instructiunilor in produsul in sine. Aceasta ar putea lua forma, de exemplu, a unei etichete mari de instructiuni pe partea laterala a unui generator sau a unui fisier de ajutor care apare in panoul de control al aceluiasi generator.

Una dintre cele mai vechi camere foto produse, Kodak Box Brownie a venit si cu un manual de utilizare exemplar (Credit: Alamy)

Un alt manual exemplar timpuriu este acela pentru camera Kodak Box Brownie, una dintre cele mai vechi camere foto produse. „Documentul este foarte frumos.

Va spune cum sa incarcati filmul, dar va ofera si sfaturi despre cum sa faceti o fotografie ”, a declarat pentru BBC in 2009 Mark Miodownik, directorul Institute of Making de la University College London.

Impreuna cu informatii tehnice detaliate pentru operarea camerei, exista indrumari despre cum sa faceti fotografii bune, de la captarea portretului optim pana la luarea in considerare a efectului vremii (de la „soare stralucitor” la „tulbure tulbure”) sau chiar cat de luminos sau intunecat o culoare a peretelui interior este.

Manualele de utilizare furnizate de Harry ofera nu numai instructiuni, ci si sfaturi pentru a obtine barbieritul perfect (Credit: Harry’s)

Harry’s este un exemplu al unei marci moderne care adopta aceeasi abordare de a vorbi cu clientii sai nu numai despre cum sa isi opereze produsele, ci despre cum sa profite la maximum de acestea – in acest caz, oferind sfaturi pentru barbieritul perfect.

Crearea acestei conexiuni mai personale prin manualul de instructiuni are un bun sens in afaceri. Daca consumatorii sunt obligati sa se simta bine in legatura cu produsul pe care l-au cumparat, este mai probabil sa se simta favorabil fata de marca in viitor.

Intre timp, manualele vizuale impresionante Haynes sunt recunoscute instantaneu si ciudat de evocatoare. Chiar si pentru cei care nu si-au murdarit niciodata mainile cu ulei de masina, manualele Haynes au o anumita epoca (pentru mine, anii 80 si manualul Ford Cortina usor murdar al propriului meu tata pe raftul din garaj). Dupa cum o are linia de curea a companiei, Haynes „va arata cum”.

Chiar si acum 50 de ani, manualele auto Haynes erau recunoscute instantaneu pentru claritate si caracter practic (Credit: Haynes Publishing)

De mai bine de 50 de ani, Haynes a oferit sfaturi tehnice de inalta calitate intr-un mod usor de inteles si practic de utilizat. Manualele companiei sunt „ca un ghid de calatorie catre o tara straina – face ca familiara sa fie gestionata”, asa cum o descrie Martin Love, editorul auto al ziarului britanic Observer.

Ce este abordarea lui Haynes care o face atat de eficienta? Compania foloseste o combinatie practica de desene tehnice extrem de detaliate care prezinta piese componente si instructiuni detaliate privind testarea, reparatia si intretinerea, insotite de fotografii.

Haynes a fost fondat in 1960, dupa ce John Haynes a scris si publicat prima sa carte despre construirea unui Austin 7 Special. Primul manual de atelier „propriu” al Haynes Owners, pentru Austin Healey „Frogeye” Sprite, a fost publicat in 1966.

La acea vreme, manualele de instructiuni erau formale si scrise de producatori intr-un limbaj foarte tehnic. „Am fost foarte norocos sa gasesc, asa cum se spune, un decalaj pe piata. Un decalaj imens, am aflat ulterior ”, a declarat Haynes pentru BBC in 2009.

Astazi, Haynes publica sute de manuale despre o varietate de subiecte (credit: Haynes Publishing)

In ciuda faptului ca s-a mentinut fidel stilului sau original, Haynes sa mutat odata cu vremurile si publica acum o gama larga de aproape 2.000 de manuale intr-o gama diversa de subiecte. De la ingrijirea animalelor de companie la computere si de la muzica la sci-fi, exista chiar si ghiduri in limba engleza catre limba engleza si modul de functionare interior al adolescentilor.

Uita-te la carti

Unele manuale au scapat de cuvinte aproape cu totul – ca la Ikea, gigantul suedez pentru obiecte de uz casnic. Unii spun ca instructiunile fara cuvinte ale Ikea faciliteaza asamblarea mobilierului cat mai usor, in timp ce altii sunt descompusi de celebrele pictograme ale companiei. Cu toate acestea, cel putin ajuta compania sa evite costul traducerii instruirii in mai multe limbi.

Manualele de instructiuni Ikea au fost recunoscute la nivel international atunci cand au castigat Premiul Paul Mijksenaar Design for Function 2015. Asa cum a spus Paul Mijksenaar, expertul in design vizual din spatele premiului: „Ikea a reusit sa creeze o lucrare aproape fara egal, consistenta si frumos executata. O lucrare care, mai degraba decat sa fie doar recunoscuta, s-a dovedit a fi eficienta de mai bine de 30 de ani ”.

Manualele de instructiuni premiate de la Ikea au scapat cu totul de cuvinte (Credit: Getty Images)

Deci, de ce ne luptam uneori atat de mult cu manualele Ikea? Potrivit lui Ballard, „nu este pentru ca manualul in sine este slab. Acest lucru se datoreaza faptului ca produsul in sine este prea complicat. Manualele Ikea incep fundamental cu produsul. Manualele care sunt cel mai putin populare sunt cele in care produsul in sine nu a fost conceput in mod fundamental la maximum. ”

Faptul ca manualele Ikea au constrangerea unor ilustratii bidimensionale simple in alb si negru obliga produsele in sine sa fie mai bine concepute pentru a asigura o asamblare simpla.

In afara Ikea, multe produse devin din ce in ce mai complicate de asamblat sau de utilizat. Si asta inseamna instructiuni mai complicate. Dar si asta se poate schimba. „Abilitatile masinilor au crescut atat de mult incat utilizatorii se pot conecta la ele fara prea multe instructiuni – si o mare parte din ceea ce este necesar poate fi furnizat in timp real de masini in sine”, spune Bridgman.

„De multe ori produsele nu au manuale – fie pentru ca produsul a fost conceput atat de bine incat nu trebuie sa stii niciodata cum sa faci ceva cu el, sau„ nu ai voie ”sa patrunzi sub capota si sa faci orice cu el ”, Spune Ballard. „Cred ca aceasta este o schimbare majora: faptul ca oamenii nu se asteapta sa mai faca nimic cu produsul.”

IPhone-ul Apple, de exemplu, este dificil de realizat in mod intentionat.

Un aspect al manualelor de instructiuni care pare putin probabil sa dispara in curand este ca acestea trebuie sa includa acum indrumari de sanatate si siguranta. Acestea pot parea de prisos pentru unii utilizatori, dar reflecta responsabilitatea producatorului de a mentine oamenii in siguranta atunci cand isi opereaza produsul.

Un alt factor care afecteaza evolutia manualelor de instructiuni este globalizarea. Companiile isi distribuie frecvent produsele pe pietele din intreaga lume, necesitand traduceri ale instructiunilor in uneori zeci de limbi. Cu exceptia cazului in care se acorda atentie, acest lucru poate duce la confuzie sau frustrare pentru utilizatorul final – si se reflecta prost asupra marcii.

Modul in care consumatorii folosesc manualele s-a schimbat, de asemenea. Inainte erau doar ghiduri de referinta care insoteau un produs. Totusi, tot mai mult, oamenii se vor referi la instructiunile unui produs pentru a verifica specificatiile sale tehnice inainte de cumparare: manualul face acum parte din procesul de cumparare.

Formatul manualelor de instructiuni se schimba – dar atata timp cat produsele noastre raman complexe, probabil ca nu le vom renunta complet (Credit: Getty Images)

Si, desigur, formatul manualelor de instructiuni s-a schimbat. Astazi pot fi la fel de usor un videoclip YouTube care demonstreaza diferitele functii ale unui buggy sau a unui site web dedicat pentru a ajuta companiile sa inteleaga un nou sistem de telefonie complex sau un ghid online generat de utilizator pentru a remedia o problema pe un smartphone suparator. De asemenea, in ultimii ani a existat o miscare, activata de tehnologia bazata pe web, pentru ca utilizatorii insisi sa creeze si sa partajeze manuale de instructiuni. Ifixit.com, de exemplu, este „ghidul gratuit de reparatii pentru toate, scris de toata lumea”. Incepand din martie 2018, a oferit 37.192 manuale gratuite si 122.145 de solutii pentru peste 10.570 de dispozitive.

In anumite privinte, manualele de instructiuni emise chiar de companie trebuie sa lucreze mai mult ca niciodata pentru a justifica valoarea lor. Companiile folosesc acum instrumente precum Google Analytics pentru a determina modul in care investitiile in manuale economisesc bani in alte domenii. De exemplu, daca cateva mii de persoane au folosit brosura care vine impreuna cu produsul lor, este posibil sa nu fie nevoie sa apeleze la un birou de asistenta.

„Manualele de instructiuni trebuie sa faca o treaba mult mai larga decat simpla bifare a unei casete – asteptarile sunt mult mai mari”, spune Ballard.

Dar, oricat de intuitiva ar fi o noua trusa, ramane in continuare nevoia de manuale de instructiuni in multe situatii. Luati in considerare, de exemplu, instructiunile vitale scrise pentru a utiliza echipamentul utilizat pentru a analiza cu precizie probele de sange.

Directii viitoare

Bazele de date si limbajul de marcare XML sunt deja utilizate pe scara larga pentru a organiza modul modular in care manualele sunt construite si gestionate. Codurile QR sunt integrate pentru a facilita accesul rapid la instructiunile pertinente.

Realitatea augmentata poate adauga o suprapunere produselor din viata reala, facilitand intelegerea instructiunilor (Credit: Getty Images)

Noile tehnologii, cum ar fi inteligenta artificiala (AI) si realitatea augmentata (AR), de asemenea, incep sa fie utilizate. AI permite accelerarea procesului de gasire a informatiilor prin anticiparea intrebarilor pe care oamenii le pot avea. In timp, pe masura ce creste intelegerea comportamentelor utilizatorilor, AI poate inlocui in mare masura metadatele si etichetele. Si AR poate permite instructiunile sa fie stratificate, astfel incat utilizatorii sa poata interactiona cu un produs in timp ce invata cum sa-l foloseasca.

Indiferent de aspectul viitorului manual de instructiuni, Ballard este optimist cu privire la existenta lor. „Cerintele de baza pe care oamenii le au in relatia lor de a cumpara un produs complex nu s-au schimbat”, spune el. „Acel decalaj dintre produs si ceea ce se asteapta utilizatorul sa cumpere acel produs va exista intotdeauna – si decalajul se va umple cumva.”

Si pe masura ce produsele se dezvolta, manualele de instructiuni vor trebui sa evolueze in consecinta. Ballard prezice: „Vor aparea noi cerinte pe care nu le putem imagina in acest moment”.

Alaturati-va peste 800.000 de fani viitori, placandu-ne pe Facebook sau urmariti-ne pe Twitter.

Daca ti-a placut aceasta poveste, inscrie-te la buletinul informativ saptamanal bbc.com, numit „Daca ai citit doar 6 lucruri in aceasta saptamana”. O selectie selectata de povesti de la BBC Future, Earth, Culture, Capital si Travel, livrate in casuta de e-mail in fiecare vineri.

ARTICOLE SIMILAREDE LA ACELAȘI AUTOR