Ar trebui sa stochez fisierele mele in Microsoft Teams sau in SharePoint? O intelegere a culiselor

• 23.03.2021
• 3 minute de citit

In acest articol

Pentru a utiliza un produs eficient, este important sa intelegeti un minim despre acesta. Ce face, ce poti face cu el, care sunt limitarile etc.

Microsoft Teams este centrul pentru munca in echipa. Permite colaborare, chat, apeluri, intalniri si multe altele! SharePoint Online este in principal o platforma de gestionare a documentelor si intranet in care stocati, colaborati si partajati informatii perfect in intreaga organizatie si face parte, de asemenea, din Microsoft 365.

Retineti cuvantul cheie aici fiind colaborare . Asadar, nu este de mirare ca ar interactiona intre ei intr-un fel.

Care este relatia dintre cei doi?

De fiecare data cand creati o noua echipa , in fundal sunt create si urmatoarele:

• Microsoft 365 Group (ex Office 365 Group)
• Site SharePoint Online
• Exchange Online cutie postala si calendar partajat
• Caiet OneNote
• Alte servicii precum Power BI, Planner.

Dupa cum puteti vedea mai sus, este creat un site pentru stocarea documentelor dvs. Adica, de fiecare data cand partajati fisiere intr-o echipa, acestea sunt stocate in site-ul asociat in SharePoint! Nu in echipele Microsoft.

Nota: Fisierele partajate in chaturile private vor fi stocate in OneDrive for Business al expeditorului.

Dar unde sunt fisierele mele exact?

Locatia exacta depinde de canalul echipei in care le partajati (d). In mod implicit, exista un canal General (care nu poate fi sters), iar fisierele partajate in acest canal vor fi stocate in site-ul SharePoint, in Documente biblioteca, in folderul General . Daca creati un canal de echipa numit „Proiect A”, fisierele partajate in acest canal vor fi stocate in SharePoint sub folderul numit „Proiect A” si asa mai departe …

Acest lucru se aplica canalelor „standard”. Canalele private au o arhitectura diferita care consta in a avea un site separat cu permisiuni diferite de la echipa. Mai multe informatii sunt disponibile in documentatia oficiala Microsoft: canale private in echipele Microsoft .

Terminologia este, de asemenea, importanta. Un nume de canal din Microsoft Teams va avea acelasi nume de folder in site-ul SharePoint asociat sub biblioteca „Documente” .

Cum imi accesez fisierele?

Exista diferite moduri de a va accesa fisierele. In cadrul Microsoft Teams sau prin SharePoint Online. Totul depinde de interfata cu care te simti cel mai confortabil. Desigur, daca trebuie sa faceti mai multe cu fisierele dvs. (de exemplu: setari avansate), atunci va trebui sa accesati SharePoint.

Accesarea prin Microsoft Teams Puteti accesa fisierele dvs. navigand in canal, in fila din partea de sus numita Fisiere . Aici vor fi listate toate fisierele, folderele si alte documente. Interfata este „aproape” similara cu SharePoint. In partea de sus, puteti crea fisiere noi, incarca fisiere, descarca fisiere etc.

O alta modalitate din Microsoft Teams ar fi deschiderea directa a site-ului asociat. Daca va aflati in fila Postari ale unui canal, faceti clic pe elipsele (…) din coltul din dreapta sus, sub poza de profil si selectati Deschidere in SharePoint . Veti fi apoi redirectionat catre folderul care contine fisierele / documentele dvs.

In cazul in care doriti doar sa deschideti un anumit fisier, acest lucru este, de asemenea, posibil. De aceasta data, navigati la fila Fisiere a canalului, faceti clic pe elipsele (…) de langa fisierul in sine si selectati Deschidere in SharePoint . Desi ati crede ca ar filtra vizualizarea doar pentru acel document, dar, din pacate, nu.

Accesarea prin SharePoint Online Daca va simtiti confortabil in utilizarea interfetei SharePoint Online, nu ezitati sa accesati direct site-ul. Adresa URL comuna este structurata astfel: https: // <nume-tenant> .sharepoint.com / sites / <Nume-echipa> / Shared% 20Documents / <nume-canal>

Site-ul ar trebui sa apara si in pagina de pornire SharePoint, impreuna cu toate celelalte site-uri la care aveti acces.

Cine poate accesa sau vedea fisierele mele?

Ca si in cazul intregului continut din Microsoft 365, taierea de securitate se aplica acestor fisiere. Utilizatorii pot vizualiza si cauta numai continut la care au acces, care este respectat in totalitate intre Microsoft Teams si SharePoint Online. Prin urmare, atunci cand adaugati sau eliminati utilizatori dintr-o echipa, accesul acestora este adaugat sau eliminat de pe site-ul SharePoint.

Sunt reflectate modificarile mele?

Da. Oriunde faceti modificari la fisiere si documente, acestea sunt salvate. Si aveti intotdeauna cea mai recenta versiune a documentului, indiferent daca va aflati in Microsoft Teams sau in SharePoint Online.

Autor principal : Veronique Lengelle, MVP