Faceti acum, decideti cand, delegati sau stergeti

Daca imi citesti lucrurile de ceva vreme, stii ca ma intereseaza dezvoltarea personala, productivitatea si planificarea / organizarea.

De asemenea, sunt inca un amanator oarecum major.

Exista momente (mai des decat mi-as dori) cand am amanat lucrurile aproape la nesfarsit, deoarece sunt atat de multe lucruri de facut si nu le-am „prioritizat” in mod eficient.

Am mentionat intr-o postare despre planificarea pe timp de noapte ca o metoda pentru prioritizarea listei de sarcini este utilizarea unei matrice Eisenhower.

O matrice Eisenhower este un instrument simplu pentru a va ajuta sa decideti ce este important, nu important, urgent sau nu urgent. Matricea consta din patru casete care combina acei identificatori in actiuni pe care sa le intreprindeti cu privire la sarcinile pe care le evaluati.

  • Important si urgent – Faceti-l acum
  • Important si nu urgent – decideti cand sa o faceti
  • Nu este important si urgent – delegati-l
  • Nu este important si nu este urgent – Stergeti-l

Asa cum ati fi putut ghici din numele sau, Dwight D. Eisenhower a venit cu aceasta matrice de decizii in timp ce ocupa functia de al 34-lea presedinte al Americii in perioada 1953–1961. Avea o multime de decizii importante de luat si avea nevoie de o modalitate de a clasifica cu usurinta acele decizii.

Astfel, s-a nascut matricea importanta / urgenta.

Array

Multi oameni din zilele noastre stiu doar despre asta, deoarece Steven Covey a popularizat-o in cartea sa, Cele 7 obiceiuri ale oamenilor extrem de eficienti .

Este destul de simplu.

Intr-adevar, trebuie doar sa puneti doua intrebari:

  • Este important?
  • Este urgent?

Raspunsul la aceste intrebari decide in ce cutie ajungeti.

Aceasta caseta contine sarcini pe care ar trebui sa le faceti acum. De preferat chiar acum, dar cel tarziu maine. Poate include, de asemenea, lucruri pe care le puteti finaliza in mai putin de doua minute, cum ar fi introducerea vasului pe care tocmai l-ati folosit in masina de spalat vase in loc de chiuveta sau plasarea cosului de rufe langa masina de spalat.

Exemple de sarcini importante si urgente:

  • Subsolul este inundabil si trebuie sa-ti aduci un instalator acolo cat mai curand posibil
  • Autoevaluarile de evaluare a performantei se astepta maine
  • Programul veterinar al pisicii dvs. este astazi
  • Postezi pe blogul tau de doua ori pe saptamana si inca nu ai programat postarea de maine

Aceasta caseta este locul in care doriti sa fiti cel mai des. Contine proiecte si obiective personale mari pe care ati decis sa le realizati, dar nu v-ati decis cand le veti realiza. Pentru mine, aceasta include terminarea proiectului meu de declinare, finalizarea cartii si continuarea interviurilor cu bunica mea despre viata ei.

Array

Sarcinile importante si nu urgente sunt uneori lucruri de lunga durata, dar ar trebui sa va faca un singur pas (sau mai multi pasi) in directia pe care doriti sa o urmeze in cele din urma viata voastra.

Aceasta categorie include, de asemenea, programarea programarilor medicilor in viitor, economisirea pentru pensionare sau fondul de facultate al copilului dumneavoastra, planificarea unei vacante mult asteptate in emisfera sudica si alte asemenea lucruri.

Ele sunt importante (pentru dvs.), dar nu sunt „urgente”.

Sunt lucruri pe care trebuie sa le decideti cand sa le faceti, deoarece nu sunt „suficient de urgente” pentru a le face acum.

Exemple de sarcini si proiecte care sunt importante si nu urgente:

  • Decluttering casa ta
  • Dezvoltarea unui stil de viata sanatos
  • Scrierea unei carti
  • Finalizarea unui curs online
  • Construind o agitatie laterala
  • Petreceti timp de calitate cu prietenii si familia
  • Proiectarea casei tale de vis

Aceasta caseta contine sarcini pe care ar trebui sa le delegati altcuiva. Nu sunt importante pentru tine, dar sunt urgente – pentru tine sau pentru altcineva.

A lasa aceste lucruri sa treaca in mainile altuia poate fi dificil pentru acei oameni obisnuiti sa faca totul ei insisi si nu au incredere in ceilalti sa o faca cat de bine ar putea.

Aceasta este o problema obisnuita pentru unii oameni – atitudinea „drumul meu sau de pe autostrada” care ii incetineste pana cand se ineaca in lucruri pe care ar fi trebuit sa le predea cu varste in urma.

Ce inseamna de fapt „delegatia”?

Merriam Webster il defineste ca atare:

  • a incredinta altuia
  • a desemna ca reprezentant
  • a atribui responsabilitate sau autoritate

De multe ori, delegarea are loc informal.

Array

Cineva te suna intreband despre ceva, dar nu esti persoana potrivita pentru a intreba. Deci, le spuneti asta si le dati numele cuiva care va poate ajuta. Tocmai ai delegat responsabilitatea de a raspunde la intrebare altcuiva, fara ca acestia sa stie despre asta.

Exemple de sarcini care nu sunt importante, dar urgente:

  • Raspuns la e-mailurile clientilor
  • Crearea graficelor pentru postarile dvs. de pe blog (folosesc Canva)
  • Programarea in prealabil a retelelor sociale

Pentru proprietarii de intreprinderi mici, articolele care se incadreaza in aceasta categorie sunt, de asemenea, lucruri care nu se afla in „zona de geniu” a dvs., dar care trebuie totusi finalizate pentru a va conduce afacerea in mod eficient. Aceasta este o lista excelenta de sarcini pe care un asistent virtual le poate aborda.

Daca ceva aterizeaza in aceasta caseta, ar trebui sa-l stergeti. Nu mai merita sau nu mai necesita puterea creierului tau, asa ca de ce sa ne cearca? Lasa-i sa plece.

Exemple de sarcini care nu sunt importante si nu urgente:

  • Parcurgeti Instagram si Facebook pentru a zillionth oara in aceasta dimineata
  • Verificati e-mailul la fiecare cateva minute cand ar trebui sa faceti altceva
  • Tineti pasul cu toti YouTube-urile dvs. preferate cu riscul de a lasa alte sarcini sa alunece prin crapaturi
  • Lasati e-mailurile vechi sa ramana in casuta de e-mail, deoarece nu sunteti sigur ce sa faceti cu ele (raspundeti: arhivati-le. Vor fi in continuare acolo mai tarziu)
  • Sa fii „artistic” cu planificatorul tau daca nu esti o persoana artistica

Exista ceva de o tema aici. Ce traieste in aceasta cutie?

Procrastinare.

Lucrurile pe care le facem pentru a trece timpul cand nu vrem sa facem altceva.

Cu cativa ani in urma, am petrecut aproape o vara intreaga uitandu-ma la canalul YouTube de pe Vlogbrothers, atunci cand internetul parintilor mei nu era prost. Au fost lucruri mai productive pe care as fi putut sa le fac vara aceea? Absolut.

Dar am urmarit cu brio aproape 1.000 de videoclipuri. (Nu mai sunt „actualizat” cu videoclipurile lor.)

Nu mai fac asa ceva.

S-ar putea fi dificil sa ne imaginam ce lucruri ar putea ateriza in acest cadran al matricei pana cand ceva se intampla efectiv. Este urgent sau important sa fiu la curent cu toate lansarile de noi filme?

Nu. Dar obisnuiam. Acesta a fost un lucru pe care l-am „lasat” sau „sters” cand mi-am dat seama ca nu era nici important, nici urgent.

Avertisment: nu spun ca ar trebui sa renunti in totalitate la lucrurile care nu sunt importante sau urgente, cum ar fi vizionarea videoclipurilor pe YouTube sau orice altceva. Matricea Eisenhower nu este conceputa pentru a elimina lucrurile pe care le iubesti, este conceputa pentru a atribui niveluri de prioritate.

Unele lucruri care ajung in caseta „Sterge” pot fi utilizate ulterior pentru relaxare sau divertisment. Cum ar fi vizionarea The Matrix.

Incercati sa priviti matricea Eisenhower cu o rotire diferita.

Care este relatia dintre efort si impact pentru sarcinile tale? Cu alte cuvinte, cat efort depuneti si ce impact are aceasta sarcina?

Efort redus, impact redus

In cazul in care elementele dvs. fara importanta, dar urgente, necesita un efort redus si produc un impact redus, cat de urgent este cu adevarat? Este posibil sa puteti reduce lista dvs. evaluand cat de impactante sunt unele decizii.

Sarcinile cu efort redus, cu impact redus sunt legate slab de caseta neimportanta / nu urgenta.

Efort redus, impact ridicat

Tipul de sarcina de vis, amirite? Puneti putin de lucru, obtineti multe rezultate. „Efort redus” ar putea insemna ca nu dureaza foarte mult, caz in care ati putea muta aceasta sarcina in cadranul „faceti acum”, indiferent de importanta acesteia. Ar putea insemna, de asemenea, ca este nevoie de foarte putina inteligenta, caz in care ati putea „decide” sa o faceti intr-un moment ulterior, cand altfel ati iesi pe canapea.

Sarcinile cu efort redus, cu impact ridicat sunt slab legate de cutia importanta / urgenta.

Efort mare, impact redus

Sarcinile „plictisitoare” necesita multa munca, dar produc rezultate slabe. Raspunsul care imi vine in minte este „Gata?” Puteti sa le delegati sau sa le stergeti, dar incercati sa nu petreceti prea mult timp pe ele, daca puteti ajuta.

Sarcinile cu efort mare, cu impact redus sunt legate slab de caseta neimportanta / urgenta.

Efort mare, impact ridicat

Aceste sarcini, care necesita mult efort dar dau rezultate mari, sunt, de asemenea, cele mai satisfacatoare. Cu cat depui mai multa munca, cu atat rezultatul este mai mare si cu atat te simti mai multumit.

Sarcinile cu efort mare, cu impact ridicat sunt legate in mod vag de caseta importanta / nu urgenta.

Ar trebui sa utilizati o matrice Eisenhower atunci cand aveti o gramada de sarcini si responsabilitati despre care ezitati, deoarece nu stiti de unde sa incepeti.

Executarea de sarcini si situatii prin acest obiectiv (fara a va agata de sentimentele voastre) va permite sa filtrati nivelul real de prioritate pentru sarcinile dvs.

Ar trebui sa folositi acest lucru pentru tot ceea ce faceti? Probabil ca nu. Pentru cele mai multe lucruri, va fi o verificare usoara a intestinului sa stiti ce ar trebui sa faceti in legatura cu ceva.

  • Termenul este astazi sau maine? Fa-o acum.
  • Este legat de obiective? Decideti cand sa o faceti.
  • Esti persoana potrivita pentru sarcina? Nu? Delegati-l.
  • Continua sa-l avansezi pe lista de sarcini, gandindu-te „nu chiar acum”? Poate ar trebui sa il stergeti in schimb.

Ca si in cazul oricarui instrument nou, veti veni cu intrebari despre acesta. Permiteti-mi sa incerc sa raspund la cateva dintre ele.

Ce se intampla daca exista mai multe articole „importante / urgente”?

Vor fi o multime de articole „Importante si urgente” pe lista dvs. In prezent, am mai multe pentru ca toate trebuie sa se termine fie astazi, fie maine. In aceasta cutie vor exista intotdeauna lucruri.

Modul in care am face cu acest lucru este de a le sorta dupa atunci cand au nevoie pentru a obtine facut astazi (sau maine) si cat de importanta cred ca sunt pentru a finaliza. Cand tocmai mi-am scris sarcinile pe un mic tampon galben, m-as gandi la ordinea in care am vrut sa fac lucruri si sa scriu numarul de langa acesta intr-un cerc. Inca fac asta uneori, deoarece experienta tactila de a-l scrie si a-l traversa ajuta sa-l cimentez in creierul meu.

Nu exista nici un „sens unic“ la lucruri de sortare – este tot in functie de amploarea importantei fiecarei sarcini si urgenta pentru tine .

Daca programarea veterinarului este programata pentru ora 16:00, puteti paria ca la ora 16:00 vom fi la veterinar si nu programez altceva pentru acea perioada de timp din calendar.

Incearca sa nu lasi indecizia sa te paralizeze. Alegeti ceva si lucrati la el – terminati-l si apoi treceti la urmatorul lucru. Pierzi timpul doar amanand decizia.

Ce se intampla daca nu pot delega articole „neimportante / urgente”?

Delegatia suna frumos – dar ce zici de cei dintre noi care nu au rapoarte directe sau poate ca esti singur in viata? Poate ca nu aveti bugetul pentru un asistent virtual si trebuie sa faceti singur toate lucrurile mici.

Batching

Alocati timp pentru a face toate lucrurile simultan. Aceasta se numeste batching – blocati 60-90 de minute in calendar pentru a nu face altceva decat sarcinile neimportante / urgente care sunt legate.

Pentru bloggeri, lotul este o metoda obisnuita de a scoate postari de pe bloguri, de a crea graficele postarilor si de a programa social media. Ca „solopreneur” fac asta, desi majoritatea postarilor mele de pe blog sunt scrise in 500 de cuvinte in fiecare dimineata. Cateva lucruri sunt in lot cand pot.

Zile tematice

La fel ca lotul este sa ai zile „tematice” pentru sarcinile tale. Multi oameni au zile tematice de curatenie pentru a mentine casa in ordine. „Toti marti” este una memorabila.

Tema este, de asemenea, excelenta pentru planificarea meselor. „Taco Tuesday” are un inel mai bun, nu crezi? In calitate de keto-er, nu sunt foarte sigur despre „Meatless Monday”, desi …

Automatizare

De asemenea, puteti analiza automatizarea. Ca inginer instruit clasic, imi place sa caut modalitati de a ma scoate din ecuatie atunci cand vine vorba de a face lucrurile. Acest lucru se intampla foarte mult la locul de munca de zi cu zi; Petrec mult timp in Smartsheet si il folosesc pentru a eficientiza o multime de procese din compania mea. (Formularele Smartsheet reduc mult din timpul petrecut prin e-mail inainte si inapoi pentru informatii pertinente.)

Cu cat petrec mai putin timp luand decizii si colectand informatii este un castig in cartea mea.

Un exemplu de „automatizare” este crearea unei pagini cu intrebari frecvente pentru cele mai frecvente intrebari care se acumuleaza in casuta de e-mail.

Principiul Pareto

O alta solutie pentru aceste sarcini neimportante, dar urgente, este luarea in considerare a principiului Pareto. Douazeci la suta din activitatile dvs. aduc 80% din rezultate – aceste lucruri urgente si neimportante contribuie la 20% din activitatile care determina progresul sau se incadreaza in celelalte 80%?

De asemenea, puteti delega articole importante si urgente.

De exemplu, anul trecut am fost afectati in mod regulat de depasirea consumului de apa si, ca gospodarie pentru doua persoane, nici macar nu ajungem sa folosim suficienta apa pentru a constitui un excedent.

Acest lucru a fost important pentru noi pentru a rezolva si a avut un element de urgenta – nu am vrut sa ni se mai incaseze taxe suplimentare! Dar nu i-am putut acorda atentia si timpul necesar pentru ca aveam de facut treaba mea, iar rezolvarea acestei probleme era in pericol de a ocupa timp la locul de munca.

Asa ca am „delegat” aceasta problema importanta si urgenta si solutionarea ei sotului meu. El a reusit sa se ocupe de comunicarea si depanarea cu managerul apartamentului si, in cele din urma, am primit o rambursare pentru toate depasirile (din cauza unui contor defect).

Uneori este important sa realizam si sa intelegem ca nu totul trebuie facut in conditiile mele. Deseori imi place sa cred ca, daca nu o fac, nu se va face bine, dar aceasta este o logica defectuoasa atunci cand ai prea multe lucruri pe farfurie si trebuie sa dai cateva lucruri – chiar daca e important si urgent.

Dupa acel firehose de informatii pe fata, esti coplesit de toate?

Nu fi. Eisenhower Matrix este foarte simplu de utilizat si exista chiar si o aplicatie online pentru a va ajuta sa sortati lucrurile. (Functioneaza si ca o lista „de facut”, ceea ce inseamna ca puteti verifica lucrurile!)

Pentru unii oameni, tot ce trebuie sa faceti pentru a utiliza Eisenhower Matrix este sa puneti aceste doua intrebari din partea de sus:

  • Este important?
  • Este urgent?

In cele din urma, raspunsurile la aceste doua intrebari determina ce faci mai departe.

Incearca! Care sunt unele sarcini sau proiecte la care stati, deoarece nu sunteti sigur de unde sa incepeti? Este important? Este urgent? Faceti-o acum, decideti cand sa o faceti, delegati-o sau stergeti-o.

ARTICOLE SIMILAREDE LA ACELAȘI AUTOR