Dezvoltatorii de software 37signals din Chicago au gasit o modalitate de a preveni intalnirile care sugereaza timpul. Nu le are.

Adica nu are intalniri programate in mod regulat. Nu exista intalniri saptamanale obligatorii ale personalului. Fara check-in-uri zilnice cu seful. In schimb, echipele se intalnesc doar atunci cand este absolut necesar, de obicei prin chat video si, uneori, cu un cronometru de 30 de minute

Jason Zimdars, manager de produs 37signals, a declarat ca mai putine intalniri permit oamenilor sa ramana pe drumul cel bun. Asta pentru ca intalnirile programate in mod regulat provoaca de obicei o ora de nefunctionare inainte si dupa fiecare sedinta, in care nimeni nu simte ca poate incepe noi sarcini.

“Toata lumea a fost intr-o intalnire in care nici macar nu este sigur ca trebuie sa fie acolo sau portiuni nici macar nu sunt relevante pentru ei”, a spus Zimdars de la casa / biroul sau din Oklahoma. „Nu avem asta in aceasta companie. Daca ne intalnim, este pentru ca este absolut necesar. ”

Interzicerea totala a intalnirilor poate fi un pas dramatic, dar exista modalitati de a va asigura ca compania dvs. nu va mai avea niciodata o intalnire proasta.

Pentru manageri, arta de a profita la maximum de intalniri poate face diferenta intre doua ore de timp pierdut sau o sesiune de brainstorming de 30 de minute care se transforma in inovatie.

Fie ca este vorba de un individ cu un subaltern, de un control saptamanal cu echipa dvs. sau de o intalnire importanta cu participanti mai mari, urmand cateva indrumari simple, va veti asigura ca intalnirile dvs. cresc productivitatea, mai degraba decat sa o trageti in jos. Faceti acest lucru corect si veti avea intalniri pe care oamenii le vor oferi voluntari – iar acest lucru va va spori valoarea ca manager. 

Primul pas este sa „schimbam toate circumstantele care pot fi schimbate”, a spus Aline Wolff, profesor asociat clinic de comunicare manageriala la Stern School of Business de la Universitatea din New York. Incepeti cu lucruri mici, cum ar fi schimbarea locului, scurtarea duratei, aducerea mancarii si concentrarea mai mult asupra scopului intalnirii. De exemplu, trecerea de la sala de consiliu la biroul cuiva ar putea fi suficienta pentru a schimba dinamica unei adunari anemice.

Apoi, a spus Wolff, gaseste subordonati care pot conduce intalnirile pentru tine. “Este in contradictie cu esenta pregatirii noastre manageriale sa renuntam la control, dar managerii buni au redefinit ce inseamna sa gestionezi”, a spus Wolff. Asezarea pe margine le permite managerilor sa se concentreze asupra a ceea ce spune echipa, mai degraba decat sa se concentreze asupra dirijarii discutiei.

Daca toate acestea nu reusesc, luati in considerare renuntarea totala la adunare. Prea des companiile se tin la intalnirile saptamanale ale echipei sau la unul cu unul cu seful, chiar daca nu se intampla nimic productiv, a spus Neal Hartman, lector senior de comunicare manageriala la Scoala de Management Sloan a Institutului de Tehnologie din Massachusetts.

„Organizatiile se impotmolesc in intalniri si devine dificil pentru oameni sa faca lucrurile”, a spus Hartman.

Diferente culturale

Poate fi imposibil de anulat sedintele cu alte companii. Si pentru cei care desfasoara afaceri in strainatate, este crucial sa inteleaga cat de diferite pot fi acele intalniri, a spus Hartman. In Germania si tarile scandinave, intalnirile se desfasoara adesea cu o precizie acuta si uneori sunt doar o functie a sefului care anunta o decizie; este un proces care economiseste timp, dar de multe ori impiedica creativitatea care ar putea proveni din a permite celorlalti sa cantareasca. In sudul Europei, intalnirile ar putea incepe tarziu, seful ar putea trece oricand, iar pauzele de cafea pot parea prea frecvente. Aparitia nerabdatoare poate aparea la fel de rece. 

In unele tari asiatice, managerii mai in varsta ar putea dori un timp de reflectie in timpul intalnirilor. O sugestie a unui nou curs de actiune il poate trimite pe acel manager experimentat in cateva minute de tacere, pe masura ce se gandeste in liniste la idee.

Este dificil de inghitit pentru nord-americani, care au deseori nevoia de a umple pauze inexplicabile, a spus Hartman. In schimb, strainii care fac afaceri in America de Nord trebuie sa stie ca vorbaria care umple acele momente tacute este considerata de fapt politicoasa.

„Americanilor nu le place tacerea”, a spus Hartman. „Cand ne confruntam cu el, ne place de obicei sa-l umplem, iar acest lucru nu este intotdeauna considerat pozitiv de alte tari.”

ARTICOLE SIMILAREDE LA ACELAȘI AUTOR