Uitati de intalnirile permanente, incercati asta

(Credit de imagine:

Televiziunea Warner Bros

)

W

Cand vine vorba de sedinte, un numar tot mai mare de lucratori renunta la sala de conferinte si se indreapta spre exterior.

Intalnirea de mers pe jos, favorizata de directori tehnologici, inclusiv Jack Dorsey de la Twitter si Mark Zuckerberg de la Facebook, a devenit virala dupa ce discutia TED din 2013 a inovatorului de management Nilofer Merchant a sustinut avantajele. Videoclipul a primit 1,7 milioane de vizionari si a inceput o miscare de felul acesta – o modalitate pentru colegii dornici de a rezolva problemele in timp ce se deplasau in exterior, mai degraba decat sa se adune in jurul unui birou.

Intalnirile nesfarsite sunt flagelul multor birouri, un fel de penitenta profesionala. Si o singura intalnire proasta – una careia ii lipseste un focus sau elemente de actiune la sfarsit sau in care creativitatea este anulata – va poate ruina intreaga zi.

Nu este de mirare, spun expertii, ca oamenii recurg la jocuri pe smartphone-urile lor sau la verificarea e-mailului in timpul acestor confactii. Reuniunile permanente, pe care unele companii le-au adoptat pentru a grabi sfarsitul adunarii, nu fac decat sa rezolve o parte a problemei.

Acolo intervin intalnirile de mers pe jos. Pe langa beneficiile cunoscute pentru sanatate, a lua timp pentru o scurta plimbare poate spori creativitatea si poate ajuta la o brainstorming a unei probleme existente, fara distrageri de la electronica. Si fara un PowerPoint pe care sa-l ignoram, un joc de scaun de facut, sau o chit-chat superflua de la persoanele care cauta atentie, exista loc de conversatie, creand potential un mod constructiv si informal pentru colegii de la diferite niveluri de a discuta probleme importante fara a fi laudati jos.

Exista unele dovezi ca functioneaza. Un studiu realizat in 2014 de Universitatea Stanford din 176 de studenti a constatat ca cei care au mers in loc sa stea au venit cu raspunsuri mai creative la raspunsuri la testele care sunt folosite pentru a masura gandirea creativa.

(Credit: Justin Sullivan / Getty Images)

„Oamenii merg mult mai confortabil pe jos si exista o calitate mai buna a conversatiei”, a spus Phil Jones, director general pentru vanzatorul de tehnologie de birou Brother UK Ltd, care a gazduit prima sa intalnire de mers pe jos acum un an. „Aveti mai multa legatura umana”.

Deci, cum, exact, gazduiesti o intalnire pe jos?

Cum sa o faca

Pentru inceput, nu creati un traseu de la zero in timp ce mergeti. Este mai putin stresant si mai productiv sa conduci un coleg pe o cale bine temporizata, a spus Jones.

 „Ultimul lucru pe care doriti sa-l faceti este sa va distrageti intalnirea cu„ unde ar trebui sa mergem mai departe ””, a spus el.

Inainte de prima sa plimbare cu colegii, Jones si-a propus sa creeze o ruta de 30 de minute in apropierea biroului sau din East Manchester suburban din Marea Britanie. In zilele noastre tine una sau doua intalniri de mers pe saptamana pe aceeasi cale de 30 de minute si face o alta tura pentru intalniri mai lungi de o ora.

Limitati ordinea la un singur subiect, pentru a mentine sedinta scurta si pentru a reduce necesitatea de a lua notite, a sugerat Stephen Waddington, ofiter principal al angajamentului de la Ketchum, o firma de relatii publice.

„Intalnirile de mers nu functioneaza pentru agendele de 10 puncte”, a spus el. Trimiteti o nota participantilor pentru a stabili agenda sedintei si scrie rezultatele preconizate pentru a impiedica participantii sa se simta nelinistiti de faptul ca nu iau notite in timpul plimbarii.

Este mai usor sa incepeti cu un grup de doua sau trei persoane, pentru a va asigura ca nimeni nu este lasat in afara conversatiei, mai ales daca nu exista spatiu pe trotuar pentru a crea un rand lung, a spus Natalie Wilkins, antrenor de conducere in St Cergue, Elvetia. Cel mai bine este un traseu in aer liber langa un parc sau un alt loc relativ linistit.

Rezolvarea problemelor cu doar cativa pasi? Arta plimbarii si a vorbirii, expusa in timpul unei scene a emisiunii americane West Wing. (Credit: Warner Bros Television)

Incepeti mic si mergeti adanc

In loc sa purtati un blocnotes sau un telefon, concentrati-va pe „o conversatie profunda si buna”, a spus Jones.

Daca colegii i se alatura pentru prima data, Jones le spune sa lase aparatele electronice in urma sau sa puna smartphone-urile in timpul mersului, dar el aloca 10 minute de birou dupa intalnire pentru a lega capetele libere si a crea un plan de urmarire pentru conversatia.

Cei care organizeaza in mod regulat intalniri de mers pe jos spun ca considera ca stilul de intalnire este eficient – in special pentru conversatiile potential incomode, a spus Waddington, care isi aminteste un mentor care a convocat o intalnire de mers pe jos pentru a ridica probleme de care Waddington nu stia. Intrucat colegii se uita la traseu, atmosfera mai putin formala si privata din aer liber, combinata cu „lipsa contactului direct fata in fata, face mai usoara abordarea problemelor sensibile”, a spus el.

Luati un impermeabil?

Un dezavantaj al unei intalniri de mers pe jos, mai ales daca cresc la mai mult de doua sau trei persoane: posibilitatea de a auzi fiecare participant in timp ce mergeti. In timp ce ajutoarele vizuale pot distrage atentia si plictisesc oamenii, uneori ajuta la explicarea unui subiect. Dar nu pot fi folosite la intalnirile de mers pe jos. De aceea, Wikins recomanda sa nu folositi intalniri de mers pe jos pentru a introduce noi concepte complexe.

Una dintre cele mai practice consideratii ale organizarii unei intalniri de mers pe jos este dimensionarea participantilor atat pentru rochia lor (cum ar fi incaltaminte adecvata sau o jacheta calda), cat si pentru abilitatile fizice, a spus Ted Eytan, medic director al Centrului pentru Sanatate Totala cu Kaiser Permanente din Washington. , DC, care a organizat intalniri de mers pe jos in ultimii 10 ani.

Presedintele american Barack Obama are o intalnire ambulanta cu premierul indian Narendra Modi. (Credit: Saul Loeb / AFP / Getty Images)

Inainte de a invita pe cineva la plimbare, Eytan se asigura ca invitatii sunt imbracati in aer liber si se simt confortabil la plimbare. Este bine pregatit chiar sa mearga si sa se intalneasca pe vreme nefavorabila. De exemplu, in timpul unei intalniri ploioase din Seattle, Eytan a tinut pe rand umbrela cu un alt coleg. Experienta a oferit un fundal memorabil pentru o discutie aprofundata, a adaugat el.

In ciuda acestei pregatiri suplimentare, Eytan a spus ca pana acum colegii sai au sarit la sansa de a iesi afara in timpul unei zile lungi la birou.

„Cel mai plictisitor lucru este sa stai intr-o camera si sa te uiti la cineva timp de o jumatate de ora”, a spus Eytan. „Daca imi spuneti ca este o intalnire de mers pe jos, este, in general, un punct luminos in timpul zilei.”

Pentru a comenta aceasta poveste sau orice altceva ati vazut pe BBC Capital, va rugam sa accesati pagina noastra de  Facebook sau sa ne trimiteti un mesaj pe Twitter.

ARTICOLE SIMILAREDE LA ACELAȘI AUTOR