Problemele tehnice distrug productivitatea, dar nu va grabiti sa apelati IT

(Credit de imagine:

Getty Images

)

Problemele IT distrug productivitatea, dar echipele de asistenta nu stau doar in asteptarea apelurilor noastre. Exista multe lucruri pe care le putem rezolva inainte de a ridica telefonul.

O

In ultima dimineata de luni, Andy Mallon, arhitect de baze de date in IT, s-a asezat la biroul sau si a incercat sa se conecteze la computer. Totusi, parola nu functiona si, dupa a cincea incercare, sistemul l-a blocat. Stiind ca ar trebui sa stie mai bine, asistenta tehnica l-a intrebat cu blandete daca si-a actualizat recent parola si apoi l-a lovit: uitase ca a schimbat-o inainte de weekend. „Incerc sa nu-mi schimb parola vinerea, pentru ca uit mereu luni ca am schimbat-o”, spune el. „Dar am facut-o oricum.”

Mallon recunoaste ca a fost o eroare stupida din partea sa, nu diferita de nenumaratele altele pe care le depaneaza pentru altii ca parte a slujbei sale. „Exista o multime de lucruri stupide pe care grupul nostru IT le intalneste in fiecare zi”, spune el.

Problemele IT afecteaza productivitatea. Dar putem rezolva singuri niste probleme (Credit: Alamy)

Cei mai multi dintre noi suntem mai priceputi din punct de vedere tehnic decat acum cativa ani, iar tehnologia s-a imbunatatit fata de locul in care a fost odata. Totusi, majoritatea companiilor continua sa se ocupe in mod constant de probleme IT minore, iar aceste probleme obositoare determina companiile sa piarda productivitate valoroasa.

Timpul inseamna bani

Un sondaj realizat de firma de personal IT Robert Half Technology a constatat ca lucratorii pierd in medie 22 de minute in fiecare zi pentru a se ocupa de probleme legate de IT. Asta se traduce in aproximativ 91 de ore, sau mai mult de doua saptamani, pe an. „Este mult prea mult”, spune Nima Mirpourian, director de sucursala cu sediul in Toronto la Robert Half Technology.

Job Brown, un lider de echipa web la Wakefield, compania de jaluzele din Marea Britanie, Interior Goods Direct, este de acord. Cand a fost angajat acum doi ani pentru a conduce echipa IT a companiei sale, a observat ca computerele lente afecteaza productivitatea.

El a calculat ca personalul astepta aproximativ doua minute si jumatate pe ora ca computerele lor sa incarce informatii sau sa raspunda la o actiune. Asta se traduce in aproximativ 49 de ore pe saptamana si, chiar si la salariul minim national din Marea Britanie, costa 352 GBP (442 USD) pe an pe angajat.

Mai mult, si schimbarea mai rapida a tehnologiei

Exista multe motive pentru care companiile si personalul continua sa fie afectate de probleme IT, dar unul important este ca acum folosim mai multe tehnologii si continua sa se schimbe, spune Mallon. In urma cu un deceniu, nu aveam decat sa ne ingrijoram computerele, acum avem telefoane mobile, iPad-uri si alte dispozitive.

Folosim numeroase programe pentru a face treaba si trebuie sa ne dam seama cum sa le folosim pe fiecare – sa nu mai vorbim de upgrade-uri sau versiuni noi. Asa cum ne simtim confortabil folosind cea mai recenta tehnologie, se pare ca tehnologia devine invechita, trimitandu-ne pe toti inapoi in piata pentru a invata clopotele si fluierele celui mai recent inlocuitor.

La fel cum invatam sa folosim ceva, tehnologia respectiva devine depasita (Credit: iStock)

„Lucrurile se actualizeaza atat de repede si pot schimba modul in care functioneaza sau simte o aplicatie si atunci nu poti gasi lucruri”, spune Mallon.

Remediati-l singur

Spre deosebire de ceea ce cred multi oameni, lucratorii IT nu stau doar asteapta apelurile noastre. In timp ce sunt acolo pentru a ajuta acolo unde este necesar, majoritatea au probleme de culise mult mai mari de care sa se ingrijoreze, cum ar fi asigurarea ca retelele masive functioneaza corect, se face backup pentru date, securitatea cibernetica nu este incalcata, noul software este verificat, sunt achizitionate computere noi si multe altele. In timp ce problemele computerului nostru afecteaza cu siguranta productivitatea noastra, apelarea IT pentru a remedia fiecare problema mica le dauneaza si pe ale lor.

Spre deosebire de un deceniu in urma, cei mai multi dintre noi ne stim despre computer si ar trebui sa folosim aceste cunostinte inainte de a cere ajutor, spune Brown. Daca un computer incepe sa incetineasca, incercati sa il reporniti, ceea ce rezolva adesea eroarea. Daca imprimanta de birou nu mai are cerneala, instalati singur cartusul nou. Acestea sunt lucruri marunte care salveaza tuturor o multime de dureri de cap.

„Oamenii trebuie sa faca ei insisi acel prim nivel de investigatie”, spune Brown. „Daca ceva nu functioneaza dupa aceea, sunati la IT”.

In timp ce Mirpourian spune ca fiecare companie ar trebui sa aiba propria sa politica in ceea ce priveste reparatia bricolaj, el considera ca este util atunci cand un angajat este proactiv. Cei care nu stiu cum sa faca fata problemelor de baza ar trebui sa primeasca o lectie de la personalul IT despre cum sa rezolve problemele obisnuite, spune el.

O nevoie de instruire

In multe cazuri, nu este vina angajatilor ca nu pot obtine ceva de lucru. Software-ul poate fi complex si daca nu sunt instruiti in mod corespunzator cu privire la programul pe care il folosesc, atunci cum se poate astepta sa isi faca treaba? Adesea revine companiei sa contribuie la reducerea problemelor prin instruirea corespunzatoare a angajatilor cu privire la tehnologia pe care trebuie sa o foloseasca, spune Mirpourian.

„Lucratorii IT nu stau in preajma, asteapta doar apelurile noastre” (Credit: Getty Images)

De indata ce un membru al personalului este angajat, ar trebui sa li se dea o lectie despre programele care ii vor ajuta sa-si faca treaba. In functie de complexitatea software-ului, ar trebui oferita o formare continua, in timp ce orice actualizari noi ar trebui sa vina, de asemenea, cu o anumita formare. Acest lucru este valabil si pentru hardware – daca se instaleaza un computer nou, personalul ar trebui invatat cum sa-l foloseasca. Daca este prezentata o noua imprimanta, invatati oamenii cum sa instaleze ei insisi cartusul de cerneala.

„Daca o noua tehnologie intra in organizatie, este responsabilitatea companiei sa se asigure ca lansarea are succes”, spune Mirpourian. „Asta ii ajuta pe personal sa isi faca treaba mai bine, dar, de asemenea, ii impiedica sa faca cereri nerezonabile de asistenta”.

Minimizarea problemelor

Indiferent cat de avansata este tehnologia, companiile vor avea intotdeauna nevoie de asistenta IT, dar exista unele lucruri care pot reduce la minimum numarul de probleme care apar.

Mai intai, investeste cu intelepciune, spune Brown. Cand vine vorba de tehnologie, obtineti deseori ceea ce platiti. Dupa ce Brown a inceput anul trecut la compania sa, a actualizat hard disk-urile pentru a-si face computerele sa functioneze mai repede si a functionat de minune. Plangerile legate de computerele lente au scazut dramatic, in timp ce oamenii fac cel putin un minut mai mult de lucru pe ora, spune el. 

Lucratorii petrec 22 de minute pe zi abordand probleme legate de IT (Credit: Getty Images)

Cheia este de a face viata mai usoara pentru toti cei implicati si asta inseamna si atenuarea gafelor. Mallon stie greseli IT stupide aici si acolo sunt inevitabile, dar cu cat poate face mai mult pentru a controla rezultatul – resetandu-si parola luni, in loc de vineri, de exemplu -, cu atat va fi mai productiv. „Am petrecut 30 de minute in acea zi de luni incercand sa-mi dau seama parola”, spune el. „Nu voi mai face asta.”

Pentru a comenta aceasta poveste sau orice altceva ati vazut pe BBC Capital, va rugam sa accesati pagina noastra de  Facebook sau sa ne trimiteti un mesaj pe Twitter.

ARTICOLE SIMILAREDE LA ACELAȘI AUTOR