Cum se muta firmele in birouri secrete in mijlocul Covid-19

(Credit de imagine:

Sungard AS

)

De la 11 septembrie pana la coronavirus, urgentele mari necesita raspunsuri mari – cum ar fi modul in care unele firme se muta in birouri secrete goale in locatii nedezvaluite pentru a ramane in siguranta.

S

Unii oameni le numesc „birouri fantoma”. Acestea sunt cladiri din suburbii si locatii sigure care sunt pastrate in liniste in asteptare – ani la rand. S-ar putea sa mergeti pe unul si sa nu-i acordati niciodata atentie. Au semnalizare mica sau deloc. Un gard inalt si cateva camere de securitate, poate.

Dar in interior sunt randuri si randuri de birouri care asteapta sa fie folosite in caz de dezastru – un loc sigur in care sa se fixeze daca biroul obisnuit este inaccesibil sau chiar distrus.

Atacurile teroriste. Dezastre naturale. Si da, pandemii. Acestea sunt doar cateva dintre evenimentele care ar putea determina o companie sa renunte brusc la cladirea obisnuita si sa mute personalul intr-un birou de rezerva – cunoscut si ca un site de „recuperare in caz de dezastru” sau „continuitate a afacerii”.

Si acum, din pacate, o criza este cu adevarat peste noi. Ca raspuns la coronavirusul nou si cu raspandire rapida, companiile, inclusiv bancile mari, au activat rapid astfel de planuri de urgenta.

Ideea este ca, in cazul in care virusul va atinge biroul principal al unei companii, personalul de la unitatea de rezerva va putea sa-si continue treaba. Este o alternativa la munca de acasa, care nu este posibila pentru toti angajatii, inclusiv pentru cei care se ocupa de informatii sensibile din punct de vedere comercial, de exemplu.

Unele companii pastreaza carti de vizita sau snururi pe birourile care asteapta in tacere, astfel incat, atunci cand ajung lucratorii, sa stie imediat unde sa stea. Calculatoarele, telefoanele si software-ul pentru afaceri sunt toate pregatite si in anumite locatii. Cladirile in sine ar putea fi imprejmuite cu o siguranta stransa. Sau sa fie construit pentru a rezista uraganelor sau cutremurelor.

Nu toate companiile isi pot permite sa aiba la dispozitie aceste facilitati dedicate, dar birourile de rezerva se pot dovedi cruciale pentru supravietuirea si siguranta anumitor companii ori de cate ori apare criza. Adesea, situatiile perturbatoare dureaza doar cateva zile sau saptamani. Dar, avand in vedere ca coronavirusul ar putea dura pana in 2021, firmele s-ar putea sa se bazeze pe birouri de rezerva mult mai mult decat oricand.

Construita pentru dezastru

„Avem clienti in toate regiunile care folosesc facilitatile noastre – asta nu s-a mai intamplat niciodata. Acesta este primul eveniment global pe care il gestionam ”, spune Patrick Morley, vicepresedinte al managementului global al produselor la Sungard Availability Services, o companie care ofera birouri de rezerva si tehnologie firmelor.

Sungard are aproximativ 60 de locatii de birouri de rezerva in noua tari, inclusiv Marea Britanie, SUA si India. Mai multe dintre aceste cladiri se afla in Marea Britanie, inclusiv o mana in Londra. Companiile inchiriaza, in general, un anumit numar de birouri pe un site de recuperare in caz de dezastru. S-ar putea sa imparta acel spatiu cu alte firme, dar clientii cu cea mai mare plata au acces la spatii dedicate care sunt pastrate in asteptare numai pentru ei.

Orasul Boston a fost gol vineri, deoarece mai multi au lucrat de acasa pe fondul unor cazuri de coronavirus in crestere. (Credit: Getty Images)

Prin raspandirea fortei de munca intr-un numar mai mare de site-uri, companiile spera in mod clar ca pot atenua o parte din riscul prezentat de Covid-19, boala cauzata de noul coronavirus. Dar unii observatori spun ca lucrul de acasa este mai bun decat deschiderea mai multor birouri, deoarece orice loc de munca comun ar putea deveni un focar pentru transmiterea virusului. Morley spune ca clientii Sungard se gandesc intr-adevar la igiena.

„De fapt, clientii au spus:„ Uite, inainte sa intram, poti face o curatare profunda? ”, Explica el.

Sungard a scos o multime de igienizant pentru maini in cladirile sale. Si exista semne care amintesc angajatilor sa se spele pe maini. De asemenea, firma are personal de curatenie in asteptare pentru a efectua curatari profunde ori de cate ori este nevoie, zi sau noapte.

Agentiile de servicii financiare si bancile sunt cele mai susceptibile companii sa aiba la indemana birouri de rezerva. Dar firmele din sectorul asigurarilor, utilitatilor, petrochimiei sau comertului imobiliar sunt, de asemenea, cunoscute ca avand facilitati similare. Din motive de securitate, companiile nu dezvaluie de obicei locatiile sau caracteristicile site-urilor de recuperare in caz de dezastru la care au acces.

La ceas, dar in afara grilei

Desi numele clientilor sunt confidentiale, detaliile de baza despre unele dintre facilitatile Sungard sunt publice. Firma are o cladire in centrul Londrei, pe Southwark Bridge Road, de exemplu. Are birou pentru aproape 1.700 de persoane.

Atunci cand orice afacere doreste sa trimita personal la un birou de rezerva, inseamna a cere unui grup de angajati sa calatoreasca la un alt loc de munca. Este posibil sa li se solicite personalului sa transfere operatiunile imediat sau li se poate da o data si o data la care vor incepe noile aranjamente de lucru.

Unii lucratori vor fi vazut incaperile in prealabil in timpul testelor si exercitiilor. Pentru altii, va fi un loc complet necunoscut. Dar exista modalitati de a face tranzitia „fara probleme” la sosire, spune Morley. De exemplu, site-ul Southwark Bridge Road al Sungard, care este practic gol in majoritatea zilelor, tine de obicei doua dintre cele trei intrari blocate. Dar odata ce un client care inchiriaza spatiu de birou in cladire se muta, una dintre acele intrari poate fi deschisa si utilizata ca noua zona de receptie a clientului. Aceasta inseamna ca angajatii pot fi intampinati de aceeasi receptioner care, de obicei, ii intampina la biroul lor obisnuit. O firma pastreaza chiar si masinile de acces cu carduri de acces la locatie, astfel incat nu exista nicio schimbare in modul in care personalul intra si iese din birou.

„Au literalmente masini pe care le lanseaza in receptia noastra, doar pentru a permite acest lucru sa se intample pe o baza mai familiara”, explica Morley.

Odata ajuns inauntru, personalul ar putea gasi semne afisate in lift care sa explice la ce etaj si zona ar trebui sa mearga, in functie de rolul lor. Toate echipamentele si software-ul de care au nevoie pentru a-si face treaba este gata si asteapta.

Astfel de birouri de rezerva sunt denumite „site-uri fierbinti” in industrie, deoarece pot fi utilizate imediat si nu trebuie mai intai echipate sau „incalzite”. Site-urile „reci”, in schimb, ar putea fi la fel de simple ca un depozit gol catre care echipamentul poate fi expediat in timpul unei crize.

Furnizarea de alimente este adesea o provocare, deoarece nimeni nu poate prezice cand vor fi utilizate birourile de rezerva sau in ce masura. Morley spune ca echipa sa tine la indemana listele furnizorilor locali de alimente – cafenele si restaurante – pentru fiecare locatie. Firmele ar putea, de exemplu, sa pre-comande bufete intregi pentru pranz, deoarece cladirile Sungard nu au cantine.

Pandemiile sunt un tip de criza foarte specific, noteaza Chloe Demrovsky, presedinte si director executiv al Institutului international de recuperare in caz de catastrofe. Principala amenintare pentru care s-au pregatit firmele in ultimii ani a fost un atac cibernetic major, spune ea: „Pandemia era cam asezata pe spate”.

Birourile de rezerva sunt cruciale pentru supravietuirea si sustenabilitatea companiilor care se ocupa de date sensibile din punct de vedere comercial atunci cand apar urgente mari. (Credit: Sungard AS)

Dar ea adauga ca istoria recenta a pregatirii pentru dezastre in afaceri a fost de fapt definita de un eveniment foarte specific – 11 septembrie. Dupa ce teroristii au lovit SUA in 2001, distrugand turnurile gemene ale World Trade Center din New York, numeroase companii au investit in locatii de rezerva.

„Presupunand ca modelul este un atac terorist, ati dori sa va indepartati oamenii din centrul orasului, ceea ce este probabil mai expus riscului”, spune Demrovsky.

„Sunt locuri destul de lipsite de suflet”

Este partial o mostenire din 11 septembrie ca exista atat de multe birouri de rezerva astazi. Dar de ce nu cereti doar personalului sa lucreze de acasa?

Demrovsky remarca faptul ca unele companii gestioneaza informatii extrem de sensibile, astfel incat sa permita angajatilor sa lucreze prin dispozitivele lor personale sau conexiunile la internet de acasa nu ar fi suficient de sigur. Astfel de firme ar putea avea cerinte de reglementare pentru a gestiona datele in siguranta, motiv pentru care iau astfel de lucruri atat de in serios. In plus, exista uneori probleme practice.

„Am auzit despre unele organizatii care se lupta, de exemplu, pentru ca emit desktopuri, de exemplu – oamenii au probleme sa le ia acasa”, spune ea.

Unele firme se bazeaza, de asemenea, pe hardware-ul computerului ultrarapid pentru a prelucra datele de pe pietele financiare cu o intarziere minima. Acestea sunt toate motivele pentru care o companie ar putea alege sa aiba un birou de recuperare in caz de dezastru, mai degraba decat o politica de urgenta de la domiciliu pentru personal.

David Teed este consultant in afaceri specializat in pregatirea pentru dezastre. El spune ca birourile de rezerva, adesea insipide si dotate doar cu elementele esentiale, pot parea sumbre angajatilor care se gasesc brusc postati acolo.

„Sunt locuri destul de lipsite de suflet – nu sunt locuri pe care doriti sa le blocati pentru orice perioada de timp pentru a fi destul de sinceri”, spune el. „Dar ei fac o treaba.”

Unele dintre birourile de rezerva pe care Teed le-a vizitat in intreaga lume sunt construite pentru a rezista la tot felul de amenintari. „Unele dintre ele se afla in buncaruri si cladiri rezistente la bombe”, spune el.

In statele americane, cum ar fi Oklahoma, de exemplu, astfel de cladiri pot fi construite pentru a supravietui tornadelor sau uraganelor. Acoperisul Corus360, un centru de date din Norcross, in statul SUA Georgia, este proiectat pentru a supravietui viteza vantului de 100 mile pe ora sau mai mult. „Este o instalatie intarita”, spune Steve Gruber, un executiv la Res-Q, care administreaza Corus360 si ofera clientilor utilitati de birou de rezerva si tehnologie, la care ar putea apela in caz de urgenta sau dezastru.

Cladirea Norcross a companiei are 150 de locuri pentru muncitori. Exista o podea interioara ridicata de 18 inci cu sistem de detectare a scurgerilor, un generator de rezerva si 48 de ore de combustibil. Peretii sunt turnati din beton si cea mai mare parte a structurii este subterana. Exista chiar si un dus in cazul in care muncitorii vor sa se improspateze. Potrivit Res-Q, site-ul este conceput pentru a functiona cu o rata minuscula de esec si ofera „un timp de functionare garantat de 99.982%”.

Un lux in vremuri incerte

Datorita raspandirii Covid-19, Gruber spune ca personalului din facilitatile Res-Q, precum cel din Georgia, li s-au schimbat programele de lucru – ceea ce compania nu a mai facut pana acum – astfel incat operatiunile sa poata continua non-stop.

„Am avut deja cativa clienti care se intreaba cu privire la disponibilitate”, adauga el, referindu-se la situatia de pandemie. Dar o preocupare pe care Gruber o are este ca unii clienti nu sunt prea exigenti in ceea ce priveste testarea facilitatilor de rezerva inainte de timp.

Industria turismului si a divertismentului a fost puternic afectata de restrictii ca raspuns la izbucnirea COVID-19. (Credit: Getty Images)

„Suntem un imens avocat al testarii”, spune el. „Nu stiti daca solutia sau strategia dvs. va functiona daca nu testati.”

Expertul in securitate cibernetica Alan Woodward de la Universitatea din Surrey este de acord ca acesta este un punct important: „Este un pic ca exercitiile de incendiu. Trebuie sa-l testati. ”

Desi unele firme au cheltuit sume uriase de bani pentru a se asigura ca au birouri de rezerva pregatite si asteapta, este important sa ne dam seama ca acesta este un lux, spune Daniel Aldrich, directorul programului de securitate si rezilienta de la Universitatea Northeastern din Boston, Massachusetts.

„Multe dintre firmele pe care le intervievam aici in zona Bostonului pur si simplu nu au asta”, spune el. Si el observa ca companiile sunt deja afectate de scaderea comertului, pe masura ce oamenii raman mai mult acasa si isi concentreaza cheltuielile pe lucruri precum alimente. Daca va exista un numar mare de falimente, intreaba el, poate guvernul sa faca ceva pentru a ajuta?

Deocamdata, aceste birouri de rezerva pot oferi refugii sigure angajatilor care nu pot lucra de acasa. Se va intoarce toata lumea la biroul obisnuit cand s-a terminat pandemia de coronavirus? Poate, dar, poate ca nu. Inca nu am aflat cum aceasta boala va afecta societatea pe termen lung – insa modificarile modului in care lucram ar putea fi surprinzator de permanente.

ARTICOLE SIMILAREDE LA ACELAȘI AUTOR