E-mail; iubeste-l sau uraste-l, nu dispare – mai ales la locul de munca. Traficul de e-mailuri de afaceri a reprezentat 55% din toate e-mailurile trimise in intreaga lume pe zi in 2014 – adica o medie de 121 de e-mailuri trimise si primite pe zi de fiecare dintre noi.

Cu toate acele mesaje electronice care zboara in jur, nu este de mirare ca gresim atat de des. De la linii subiect mistificatoare pana la utilizarea inadecvata a emoji-urilor, majoritatea lucratorilor au un drum lung de parcurs inainte de a perfectiona arta e-mailului profesional.

Harvard Business Review a luat frustrarea e-mailurilor pe care le simtim cu totii si a creat un ghid pentru a face e-mailurile mai bune pentru dvs. – si pentru toti ceilalti.

Ramaneti la subiect

Subiectele ar trebui sa fie concise si descriptive, evidentiind actiunea necesara, spune HBR. Daca subiectele sunt importante in captarea atentiei cititorului, atunci fontul este esential pentru pastrarea acestuia. Utilizati fonturi curate, usor de citit, cum ar fi Arial, Helvetica si Verdana intr-o culoare inchisa – HBR sugereaza sa nu folositi mai mult de trei tipuri intr-un singur mesaj.

Devenind dragut

Emoji-urile sunt acceptabile intr-un e-mail profesional numai atunci cand persoana pe care o trimiteti prin e-mail le foloseste. Si greselile de scriere nu sunt intotdeauna sfarsitul lumii. HBR scrie ca, pentru managerii de nivel inalt, o greseala strategica poate fi o idee inteligenta, pentru a transmite autenticitate si a nu face sa para ca intotdeauna creezi meticulos mesaje. Cu toate acestea, linia dintre a fi emotional autentic si a fi neprofesionist este subtire – asa ca ganditi-va de doua ori inainte de a face o greseala intentionata.

Tocmai de gramatica

Cand trimiteti un e-mail cu numarul 27 al diminetii, este usor sa treceti peste punctuatie sau sa nu scrieti cu majuscule „eu”. Nu o face. Luati putin timp pentru a lustrui chiar si lucrurile mici. Inseamna mai putina munca pentru persoana care citeste si nu va trebui sa petreceti timp suplimentar clarificand ceea ce ati vrut sa spuneti.

Pentru a evita aceste suspine de exasperare, pastrati-va e-mailul scurt si ingrijit. Unii experti sugereaza sa ramana intr-un singur ecran de citire. Chiar si intr-un e-mail scurt, nu trimiteti blocuri mari de text. Evidentiati cheile de luat masa si utilizati pauzele de paragraf in mod liberal. Cel mai important, fii clar si direct pentru a economisi timpul tuturor.

Gandeste-te de doua ori si de trei ori

Inainte de a da clic pe „Trimiteti”, verificati din nou pentru a va asigura ca oricine la care intentionati sa trimiteti e-mailul trebuie sa il primeasca. Copiati-i pe ceilalti atunci cand aveti nevoie, dar nu copiati oarba decat daca stiti cu siguranta ca este necesar sau „ar putea obtine o reputatie proasta ca fiind indiscreta”, a scris HBR.

Desi e-mailul este adesea mijlocul de comunicare preferat, nu uitati ca uneori este cel mai bine sa vorbiti personal sau sa ridicati telefonul pentru un apel rapid. Daca exista conflicte sau vesti proaste, mesajele scrise pot fi interpretate diferit decat se intentioneaza, in functie de starea emotionala a cititorului. In aceste cazuri, intalnirea personala sau vorbirea la telefon sau prin Skype ajuta adesea la disiparea tensiunii.

La urma urmei, oamenii tind sa fie mai civili si mai empatici atunci cand au de-a face direct cu o alta fiinta umana, mai degraba decat cu litere pixelate pe ecranul computerului.

Pentru a comenta aceasta poveste sau orice altceva ati vazut pe BBC Capital, va rugam sa accesati pagina noastra de  Facebook sau sa ne trimiteti un mesaj pe Twitter.

ARTICOLE SIMILAREDE LA ACELAȘI AUTOR