O intalnire fara agenda este ca o cina la restaurant fara meniu.

Cu vara in plina desfasurare, gandurile noastre se indreapta in mod firesc spre gratare, plaje si vacante. Este momentul anului in care te poti gasi cu usurinta visand cu ochii inapoi, cand ar trebui sa fii atent. Si apoi, ca in mijlocul unui cosmar, iti dai seama ca esti asezat in jurul unei mese, ascultand oameni pe care nu vrei cu adevarat sa-i auzi spunand lucruri pe care nu prea trebuie sa le cunosti. Da, sunteti intr-o intalnire la locul de munca. Si nu poti scapa.

Aceasta este soarta cruda pe care trebuie sa o suporte toti locuitorii de birouri? Raspunsul este, poate surprinzator, nu! Atat de multi oameni sunt supusi la ceea ce eu numesc „malpraxis la intalnire”, incat este o minune ca avocatii procesului nu l-au prins inca. Vestea buna este ca, undeva, managerii priceputi refuza sa se joace, in loc sa se mentina la convingerea ciudata ca intalnirile sunt oportunitati pentru oamenii inteligenti de a invata, dezbate si discuta – si pentru a fi atribuite responsabilitatea pentru actiuni si rezultate.

Deci, ce este intalnirea cu malpraxis? Si ce putem face in legatura cu asta?

Malpraxisul intalnirii incepe de obicei inainte de inceperea intalnirii. Solicitarea de intalnire vine doar cu cea mai simpla notiune a scopului sau. „Intalnirea grupului de lucru”, „Intalnirea echipei” si clasicul „Actualizare”. Dar nu exista nici o agenda, nici o ratiune de a fi, atasata pentru a justifica aceasta incursiune intr-o zi de lucru incarcata. O intalnire fara agenda este ca o cina la restaurant fara meniu. Este adevarat ca creatiile unui mare bucatar pot surprinde si incanta, dar inca nu am vazut aceeasi abilitate extinsa la manageri in cadrul intalnirilor.

Agendele clare au multiple avantaje. Stiti ce sa faceti in prealabil pentru a va pregati, coordonatorul sedintei se poate baza pe ordinea de zi pentru a impiedica discutia sa se indrepte spre un teritoriu irelevant si toata lumea stie cand se termina sedinta.

Clar, concis si profesional.

Daca exista controverse care vor fi perturbatoare, concesii care trebuie extrase sau favoruri care trebuie chemate, munca grea de gestionare a acestor cereri ar trebui sa se intample inainte de sedinta. In toate sesiunile, cu exceptia brainstorming-ului, exista valoare in cel putin unele coregrafii inainte de timp.

Intalnirea cu „mal-practicieni” nu stie nimic din toate acestea. Ei isi opresc antenele politice si sunt fortati sa se bazeze fie pe forta bruta (care asigura un buy-in minim), fie pe pledoaria (care asigura un respect minim) pentru a ajunge la o aparenta de acord. 

La fel de importanta ca pregatirea este evitarea malpraxisului la intalnire, cele mai mari infractiuni la intalnire sunt comise atunci cand toti participantii sunt adunati. Incepe de la inceput. Sedinta este convocata pentru ora 09:00, dar oamenii intra cateva minute dupa aceea, discutand despre ceea ce au urmarit la televizor cu o seara inainte. Iata o solutie complicata: purtati un ceas … si folositi-l!

Inceperea tarziu a unei intalniri (sau terminarea tarzie, de altfel) este o masura la fel de buna a lipsei de disciplina manageriala ca oricare altele pe care le-am vazut. S-ar putea sa dureze cateva incercari pana cand oamenii prind, dar vor – si chiar mai bine, vor aprecia sa inceapa la timp, deoarece ofera certitudine si transmite competenta.

Modul in care gestionati primele minute ale unei intalniri, de asemenea, poate fi destul de revelator. Un manager, sa-i spunem Mary, este expert in practicile de malpraxis. Dupa ce a asteptat mai mult decat ar trebui sa inceapa, ea se lanseaza intr-un discurs indelungat despre ceva care este doar tangential legat de subiectul intalnirii. Ea isi permite sa fie intrerupta de Donald Trump al echipei, persoana care crede intotdeauna ca stie mai multe decat oricine altcineva. Ea nu cunoaste cumva zambetele si sprancenele arcuite pe care colegii sai le afiseaza odata ce Donald incepe in oricare ar fi agenda sa personala in acea zi. Cu toate acestea, reactia este dezactivata, deoarece majoritatea oamenilor din jurul mesei verifica deja e-mailurile pe telefoanele lor inteligente.

Gestionarea eficienta a unei intalniri in timp real este ca si cum ai fi antrenor de hochei pe gheata. Primul principiu: asigurati-va ca persoanele potrivite sunt in camera (sau pe gheata) si ca persoanele gresite nu sunt. Oferiti oamenilor schimbari scurte, limitand timpul de difuzare si asigurandu-va ca va folositi intreaga banca. Foloseste expertiza specializata in interiorul si in afara camerei in momentele cheie (uciderea penalizarii). Pentru a castiga, toata lumea trebuie sa contribuie, nu doar cea mai tare persoana, cea mai in varsta si persoana cu care te simti cel mai confortabil.

Printre cele mai flagrante infractiuni de malpraxis in intalniri se numara lasarea timpului cu prezentare dupa prezentare, fara a lasa loc pentru dezbateri reale, discutii si luarea deciziilor. Cate sedinte ale consiliului de administratie se desfasoara in acest fel, aproape ca si cand directorul executiv ar incerca sa termine timpul? Daca nu interziceti diapozitivele PowerPoint, cel putin puneti o limita de timp pentru utilizarea lor. Chiar mai bine, asteptati-va ca oamenii sa revizuiasca in avans diapozitivele si alte materiale informative, astfel incat timpul de fata sa poata fi dedicat lucrarilor care nu pot fi realizate la fel de eficient offline.

In cele din urma, intalnirea se incheie. Ce se intampla in continuare? Nu ma pot gandi la nimic? Exact. Nu exista nicio alta investitie de timp pe care o organizatie o face in mod regulat, pentru care randamentele sunt gestionate mai putin strans. Intalnirile trebuie sa se incheie cu sarcini de urmarire sau responsabilitati, fie ca este vorba de un apel pentru mai multe analize sau pentru executarea unei decizii. Si aceste responsabilitati ar trebui livrate la timp, nu la 19:30 intr-o zi de vineri.

Evitarea malpraxisului intrunirii nu va rezolva toate problemele noastre intr-o era de globalizare imensa si intreruperi tehnologice. Dar este o modalitate excelenta de a incepe.

Pentru a comenta aceasta poveste sau orice altceva ati vazut pe BBC Capital,  accesati pagina noastra de Facebook sau trimiteti-ne un mesaj pe Twitter.

ARTICOLE SIMILAREDE LA ACELAȘI AUTOR